Governos estão se digitalizando, mas papel ainda persiste

Forças motrizes para o governo digital

Praticamente todos os meses outro país ou governo local fica sem papel. Pesquisas em todo o mundo mostram por que os governos do mundo estão adotando práticas digitais.

Expectativas digitais. O surgimento da rede social mudou completamente as expectativas dos cidadãos em relação à forma como se comunicam, se conectam e trabalham. As pessoas querem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, de seus smartphones a qualquer informação de que precisem, incluindo registros do governo.
Eficiência. Os processos baseados em papel são notoriamente lentos. Digitalizar e simplificar esses processos ajuda a reduzir etapas e erros, economizando tempo e dinheiro dos governos.
Imperativos ambientais. Os governos consomem muitos recursos manuseando papel. Se não forem utilizados, os formulários impressos do governo podem gerar muito desperdício. Tornar-se digital fornece um caminho para os governos se tornarem ambientalmente responsáveis.

Segurança e proteção de dados. Documentos em papel podem ser extraviados, perdidos ou destruídos. Dados sensíveis podem ser mais facilmente protegidos em sistemas digitais por meio de proteções como senhas, limitações de acesso, criptografia de dados e autenticação de dois fatores.

Dados abertos e reutilizáveis. Os dados digitais do governo podem alimentar vários sistemas e bancos de dados que o público deseja acessar, como mapas, previsão do tempo, registros de propriedades, pesquisas médicas e muito mais.
Melhor atendimento ao cidadão. A digitalização dos registros governamentais os torna mais facilmente acessíveis, levando a um atendimento mais rápido, maior transparência e eleitores mais satisfeitos.
Mandatos regulatórios. Quando os governos consideram os pontos acima, eles veem a escrita na parede digital. Eles sabem que o governo sem papel é o caminho a seguir. Muitas vezes, emitir mandatos é a única maneira de chegar lá. Foram necessários atos, como a Diretiva Presidencial dos EUA sobre Gerenciamento de Registros Governamentais e o mandato digital da Dinamarca para interações entre governo e cidadão, para finalmente avançar e alcançar metas governamentais sem papel.

Principais razões pelas quais o papel ainda persiste

As agências governamentais querem se tornar digitais, mas o papel bloqueia seu caminho. Por que, nesta era da tecnologia digital, o papel ainda atrapalha? Aqui estão seis grandes razões pelas quais o papel ainda é tão prevalente no setor público.

1 . Nem tudo nasce digital, especialmente no passado. O digital pessoal só esteve conosco na história recente – apenas nos últimos 30-40 anos. Por milhares de anos antes, a informação residia no papel, ou então se foi. Sim, as coisas acontecem mais rápido no formato digital, mas os governos não podem ficar sem papel da noite para o dia.
2 . Conveniência inerente ao papel. A maioria das pessoas tem um alto nível de conforto com papel. Você não pode negar sua facilidade e portabilidade para coisas como coletar o histórico de saúde de um paciente ou obter uma assinatura. E o papel é o método ideal para a colaboração ad hoc.

3 . Restrições como ciclos de compras mais longos e restrições de gastos (em comparação com setores comerciais) muitas vezes impedem que as agências governamentais adotem tecnologia de ponta.
4 . Nem todo mundo tem acesso digital. Menos de 10% do mundo tem recursos sociais, móveis, internet, Wi-Fi e digitais comuns. Portanto, o digital ainda não é um denominador comum.

5 . Padrões predefinidos de privacidade, segurança, fidelidade de imagem e backups de informações continuam a propagar documentos em papel em órgãos governamentais. Por exemplo, sem a captura de imagens de alta resolução, os documentos digitalizados podem ficar borrados ou ilegíveis, tornando-os inúteis. Nesse caso, o papel é mais seguro.
6 . Falta de sistemas ou capacidades de intercâmbio de dados entre áreas do setor público. Por exemplo, se a Interpol e um departamento de polícia local não tiverem sistemas de back-end habilitados para compartilhamento para trocar informações digitais com segurança, eles devem transferir arquivos em papel.

Passos construtivos para tomar papel digital

Os governos estão ficando sem papel, mas o papel estará por aí por um tempo. Essa é a realidade. Siga estes passos para se tornar digital enquanto lida com todo esse papel.

Construa papel para digital em rampas.
Projete sistemas e fluxos de trabalho que respondam tanto pelo papel quanto pelo digital. Ao planejar para ambos os formatos, é mais fácil flexibilizar e alternar entre os dois, permitindo maior adoção.

Use hardware criado para papel no mundo real.
Documentos reais são de tamanho ímpar, raramente perfeitos e, muitas vezes, frente e verso ou várias páginas com notas rabiscadas nas margens. Ao converter documentos físicos para digitais, você precisa de uma tecnologia poderosa que possa lidar de forma confiável com qualquer forma ou tamanho que você jogar.

Priorize o impacto no cidadão.
É provável que os processos que mais afetam os cidadãos sejam aqueles que você verá o maior ROI da digitalização. Quando você coloca a captura digital no ponto de interação com o cidadão, você fornece um atendimento mais rápido ao cliente e acesso mais fácil aos dados.

Torne os dados legíveis, pesquisáveis e úteis.
Não basta digitalizar papel. Você precisa do software de captura certo com ferramentas para velocidade, organização e acuidade de imagem. Com varreduras cristalinas, você pode obter significado do conteúdo por meio de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), arquivos digitais pesquisáveis, fluxos de trabalho personalizados e roteamento automatizado.

Leve a sério a conversão de documentos históricos.
Backfile conversão pode parecer uma tarefa tediosa, mas você só precisa fazê-lo uma vez. Melhorará tremendamente o acesso à informação histórica tanto para os funcionários públicos como para o público. A tecnologia certa — como um alimentador automático de documentos (ADF) integrado para digitalização rápida e autônoma — torna a conversão de backfile rápida e indolor.

Como podemos ajudar

Quando você estiver pronto para enfrentar a oportunidade de tornar seu governo digital, os scanners Xerox lidarão com todo esse papel. Nossos scanners de desktop, departamentais e de produção são construídos para o setor público. Oferecemos operação simples graças ao software OneTouch® da Visioneer e ao TWAIN DriverPLUS com Acuity para digitalizações precisas e soluções personalizadas. Veja como nossos clientes estão usando nossa tecnologia e dê uma olhada em nossas ofertas.

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Próximos passos: