O paradoxo tecnológico para o direito

A tecnologia transformou a forma como os advogados exercem a advocacia. Isso inclui trabalhar remotamente, servir documentos digitalmente, encontrar estatutos on-line e usar ferramentas de descoberta eletrônica. No entanto, muitos profissionais do Direito ainda têm processos, papéis e ideologias que antecedem a era digital.

Além disso, com a natureza sensível de lidar com as informações pessoais dos clientes, as equipes de TI levam tempo para validar se uma nova tecnologia é segura e oferece suporte à criptografia. Como resultado, as empresas podem ficar de duas a três versões atrasadas em plataformas de software e servidor. O que pode parecer para o mundo exterior como resistência à mudança é apenas uma consideração cuidadosa e diligência ponderada por parte das equipes jurídicas e de TI.

Vejamos mais de perto como o mundo jurídico está – e não está – adotando mudanças.

O paradoxo das “edições rabiscadas à mão”

Os advogados estão assumindo mais de suas próprias tarefas administrativas, incluindo gerenciamento de e-mails, agendamento de reuniões e elaboração e edição de documentos. Embora os advogados criem documentos digitalmente, muitos ainda preferem imprimir cópias em papel para ler e marcar. Eles gostam de escrever notas nas margens – especialmente quando colaboram ad hoc com os outros. O papel é inerentemente conveniente e portátil; Ele está sempre ligado e possui uma incrível duração da bateria.

O paradoxo da “cópia de cortesia para câmaras”

Os advogados podem notificar documentos e enviar casos digitalmente. No entanto, muitos tribunais ainda pedem uma “cópia de cortesia para as câmaras”, ou seja, uma cópia em papel para ajudar juízes e escrivães a se prepararem para um caso. Algumas agências governamentais exigem cópias em papel juntamente com submissões digitais. Há também alguns requisitos persistentes para assinaturas originais de “tinta molhada” e reconhecimento de firma em papel. Essa é uma grande razão pela qual o papel ainda está muito em jogo no dia-a-dia.

O paradoxo dos “registros em papel”

A pesquisa está toda online hoje em dia – não há necessidade de estatutos rígidos. Também não há necessidade de “briefing bags” – os sacos de rolo cheios de papel que você costumava ver em dramas de tribunal. A maioria dos advogados troca informações digitalmente. No entanto, os escritórios de advocacia ainda têm armários cheios de registros de clientes e assuntos. Se eles não conseguiram digitalizar dados históricos – ou apenas se sentem mais confortáveis em ter um backup em papel – as pilhas de papel dos advogados não desapareceram completamente.

Fazendo a ponte entre o papel e a exclusão digital

A tecnologia está trazendo mudanças rápidas, mas o papel ainda desempenha um papel fundamental. Se o seu objetivo final é uma prática sem papel – ou menos papel – ou simplesmente quer operar de forma mais eficiente, aqui estão algumas etapas que você pode tomar.

Planeje o papel bagunçado

Goste ou não, o papel vai estar no seu fluxo de trabalho. O papel real é de tamanho ímpar, raramente perfeito e, muitas vezes, frente e verso com notas manuscritas nas margens. Certifique-se de ter a melhor tecnologia de digitalização disponível para lidar com qualquer forma ou tamanho de papel que você jogar nele.

Procurar:

• Manuseio flexível de papel, qualidade e velocidade de digitalização
• Software que se integra facilmente com sistemas de TI
• Conexão USB (e sem disco rígido) para cadeia de custódia segura

Equipe seus advogados

Em vez de fazer com que os advogados deixem suas mesas para digitalizar documentos, capacite-os com scanners de mesa portáteis. Os mais novos scanners de documentos portáteis reúnem grandes recursos em um espaço pequeno e aumentam as impressoras multifuncionais (MFPs) de corredor compartilhado.

São ideais para:

• Digitalização rápida de testamentos, documentos de clientes recebidos ou páginas de assinatura
• Roteamento automático de documentos para o destino certo com o toque de um botão

Lidar com o passado

Sim, você precisa de registros de clientes. Mas é necessário manter uma cópia em papel de cada transação e comunicação? Ao abordar arquivos históricos, considere se deseja lançar, digitalizar ou salvar externamente. Para os registros que você digitaliza, um scanner de produção de alta velocidade pode fazer um trabalho rápido de conversão de backfile.

Busque estes recursos:

• A varredura paralela conecta até 10 scanners a um PC host e os executa simultaneamente
• Software inteligente “vê” dados em varreduras e os encaminha para sistemas de aplicativos de TI

Como podemos ajudar

Quando você estiver pronto para enfrentar o paradoxo da tecnologia legal, os scanners Xerox podem lidar com todo esse papel com facilidade. Nossos scanners de desktop, departamentais e de produção são construídos para práticas jurídicas e sistemas judiciais intensivos em papel. Oferecemos operação simples graças ao software OneTouch® da Visioneer e ao TWAIN DriverPlus com Acuity para digitalizações precisas e soluções personalizadas. Dê uma olhada em nossas ofertas para saber mais.

Próximos passos: