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Superar a exclusão papel-digital
O papel continua sendo uma tecnologia-chave para quase todas as empresas – é instantâneo, possui uma incrível duração da bateria e pode ser um ótimo recurso colaborativo. Mas as desvantagens são óbvias: informações vitais podem ser perdidas, danificadas ou digitadas incorretamente em um banco de dados. Além disso, é fácil ignorar dados valiosos trancados em arquivos de papel. E o armazenamento físico de documentos requer grandes custos e muito espaço.
Talvez você precise continuar trabalhando com formulários em papel e esteja procurando uma maneira eficaz de trazer seus dados para a esfera digital. Ou talvez você precise converter formulários e registros mais antigos para um formato digital da forma mais eficiente possível.
Em ambos os casos, os scanners de documentos são a sua rampa para o digital e podem fazer pouco trabalho de todo esse papel, economizando tempo e dinheiro.
Um toque para tornar suas informações acessíveis
Quando você trabalha no papel, você está trabalhando com informações locais off-line. Quanto mais rápido você puder tornar o conteúdo de formulários ou documentos críticos em papel legível, pesquisável e pronto para análise, mais cedo ele se tornará um ativo para sua empresa. Os scanners Xerox incluem o software Visioneer® OneTouch®. Ele digitaliza automaticamente para uma ampla gama de destinos padrão ou personalizados – e-mail, impressão, PDF, pastas de rede e destinos na nuvem como Google Drive, Google Docs e Xerox® DocuShare® – tudo com o toque de um botão, salvando muitas etapas no processo.
Não perca uma única palavra
Os sensores de imagem nos scanners Xerox são construídos para alta velocidade sem comprometer a qualidade, mas há momentos em que os documentos originais podem estar desbotados, mal impressos ou difíceis de ler. Varreduras que não rendem suas informações não são boas para ninguém. Felizmente, os scanners Xerox apresentam a tecnologia de aprimoramento inteligente de imagem Acuity da Visioneer, fornecendo automaticamente as varreduras mais precisas e detalhadas para seus destinos. Isso é fundamental para integrar as informações digitalizadas a um aplicativo final, economizando ainda mais tempo e etapas trabalhosas.
Aumente a produtividade com confiabilidade e velocidade bruta
Quanto mais rápido e preciso forem os scanners de documentos, mais informações em papel você poderá tornar digitais todos os dias. Isso significa menos tempo gasto na conversão ou arquivamento de formulários e mais tempo para outras atividades, mas apenas se você tiver uma tecnologia de digitalização confiável, robusta e simples de operar. Os scanners departamentais Xerox são soluções confiáveis, de alto desempenho e alto valor que reduzem o tempo gasto no manuseio e pós-processamento do papel diário. A economia de tempo de sua equipe por si só proporciona um forte retorno sobre o investimento.
Traga seus registros históricos para a nuvem
Pense nas informações armazenadas nos arquivos da empresa. Formulários antigos, correspondências, arquivos de casos e contas podem se tornar recursos que podem ser pesquisados, compartilhados, analisados e usados sem que alguém precise vasculhar armários de arquivo. Continuar a reter arquivos em papel leva a custos de espaço de armazenamento e mão de obra, além de risco de perda. Não deixe o conhecimento passado morrer no armazenamento de papel. Os scanners de produção Xerox mudam a economia de digitalização com nossa varredura paralela proprietária – uma ótima opção para projetos de transformação digital e conversão de backfile.
Evite riscos legais, de segurança e de conformidade com a privacidade.
Mandatos do governo e da indústria, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (GDPR), impõem regras rígidas em torno da proteção de informações de identificação pessoal (PII). A PII digital é mais segura do que o papel devido à criptografia e ao controle de acesso, mas pode ser difícil de auditar à medida que passa pelas redes até seu destino. A interface principal dos scanners Xerox é USB-to-PC, oferecendo uma cadeia de custódia segura para o software de destino. E os scanners Xerox não têm discos rígidos vulneráveis ao uso indevido, adicionando segurança e melhor conformidade regulatória.
Melhore a experiência do cliente e a satisfação dos funcionários
Claro, os scanners de documentos podem ajudar a simplificar seus fluxos de trabalho e eliminar etapas desnecessárias. A tecnologia de digitalização, criada especificamente para digitalizar papel, também aumenta a satisfação e a produtividade de seus funcionários, economizando tempo e simplificando seu trabalho. Mas uma das razões mais óbvias — e muitas vezes negligenciadas — para adotar scanners de documentos é o benefício para o seu cliente final. Integração mais rápida, tempos de espera mais curtos e acesso instantâneo às informações são razões pelas quais seus clientes ficarão mais satisfeitos. Uma boa experiência do cliente consolida a retenção de clientes e recomendações para seus associados e amigos.
Próximos passos:
Construída a partir de uma herança de inovação e com a tecnologia Visioneer OneTouch original que economiza tempo, a Xerox tem uma solução de digitalização para atender às necessidades de qualquer empresa.
