INSIGHTS DE PARCEIROS: Transforme a documentação em papel em documentos compatíveis, prontos para arquivamento, seguros e pesquisáveis com scanners Xerox e software Adlib

Na era digital, organizações altamente regulamentadas estão sob imensa pressão para converter documentação baseada em papel em formatos digitais que acompanhem um conjunto crescente de requisitos de negócios. Conformidade, arquivamento, segurança e capacidade de pesquisa tornaram-se objetivos fundamentais para essas empresas e profissionais de gerenciamento de registros. Felizmente, a tecnologia Xerox Scanners, juntamente com o software Adlib , permite essas iniciativas de papel para digital e fornece aos usuários uma solução completa para simplificar os fluxos de trabalho e aumentar a produtividade.

Veja como cada um desses objetivos principais pode apoiar sua empresa:

Transformação de documentos para conformidade

1. Padronize metadados e indexação para melhorar a organização e a recuperação de documentos.
2. Implemente trilhas de auditoria e controle de versão para melhor transparência e prestação de contas.
3. Garanta a conversão precisa para formatos legíveis por máquina para melhorar a capacidade de pesquisa e o processamento downstream.

Documentos digitais prontos para arquivamento

1. Escolha formatos de armazenamento de longo prazo, como PDF/A, para garantir a legibilidade e a integridade do documento por décadas.
2. Preserve digitalmente documentos para evitar deterioração e permitir fácil recuperação.
3. Reduza a necessidade de espaço físico de armazenamento e os custos associados.

Aprimorando a segurança por meio da transformação digital

1. Implemente controles de acesso e autenticação de usuário para impedir o acesso não autorizado.
2. Utilize criptografia de dados e soluções de armazenamento seguro para proteger informações confidenciais.
3. Monitore e rastreie o acesso a documentos e modificações para manter um ambiente seguro.

Capacidade de busca de registros digitais

1. Aplique metadados e indexação para melhor organização.
2. Utilize recursos avançados de pesquisa para localizar rapidamente documentos e dados relevantes.
3. Facilite a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe.

A Adlib Software é líder global em soluções de renderização de documentos, com mais de 20 anos de atividade e 5.000+ clientes em 57 países. A solução de transformação de documentos Adlib foi projetada para ajudar as organizações a dimensionar fluxos de trabalho de documentos, agilizar as atividades de entrada no mercado e melhorar os requisitos de conformidade de arquivamento e envios. A solução descobre e converte automaticamente informações de praticamente qualquer tipo de documento em formatos facilmente pesquisáveis e compartilháveis.

Scanners Xerox recomendados

O software Adlib combinado com os scanners Xerox automatiza o processo de captura e conversão de vários documentos (digitais ou digitalizados) em documentos de registro legíveis por máquina, auditáveis, prontos para arquivamento e compatíveis.

Para saber mais sobre o software Adlib com a tecnologia Xerox Scanners, entre em contato com seu especialista de vendas de scanners Xerox.