INSIGHTS DE PARCEIROS: Tecnologia de correio digital para o local de trabalho moderno com scanners Xerox e OMG

A sala de correspondência de uma empresa pode desempenhar um papel crítico na operação diária do negócio, com as principais comunicações com os clientes e o compartilhamento oportuno de informações no centro. Infelizmente, os processos de sala de correio são muitas vezes manuais, demorados e caros, com uma pesada mão-de-obra, tecnologia e carga imobiliária.

Com a oferta de Correio Digital do Onsite Management Group (OMG), juntamente com a tecnologia Xerox Scanner, os clientes podem acessar e-mails e documentos de forma rápida e eficiente, independentemente da localização. A solução de Correio Digital da OMG automatiza o processamento de e-mails recebidos usando digitalização de documentos de ponta, tecnologia de captura OCR/ICR e entrega direta em sua caixa de entrada. A solução foi projetada para ajudar a economizar tempo e dinheiro, sem alocação adicional de orçamento.

Consolidando várias salas de correio

Considere este cenário: sua organização tem salas de correspondência em quatro locais diferentes (ocupando imóveis nobres), com três atendentes de sala de correio em cada centro processando manualmente uma média de cinco banheiras de e-mail por dia. Os processos manuais não possuem qualquer “cadeia de comando” (ou seja, capturar quando o correio é entregue, aberto e processado) nem uma solução eficaz para entregar correio a trabalhadores remotos e híbridos.

A Solução

A abordagem da OMG é documentar os processos e custos associados ao correio em seu estado atual. Acessaremos e estudaremos:

• Estudo do tempo do processamento de correio físico
• Número de empregados em tempo integral
• Número de paradas de correio
• Portes e custos de entrega
• Layout físico e metragem quadrada
• Capacidade do equipamento postal & TCO

A partir daí, uma verdadeira comparação do estado atual com um estado futuro digitalizado e automatizado é possível, capturando o potencial total de economia de custos. A OMG fornece uma solução em um modelo de preços por digitalização que inclui software como serviço (SaaS) UbiMAIL software para captura inteligente, UbiDOCS alimentado por Xerox DocuShare® para repositório de documentos, hardware Xerox®® Scanner e um especialista UbiDOCS para preparação, digitalização e processamento.

Vídeo: Correio Digital em Ação

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O Resultado

Após a implementação, as economias esperadas incluiriam:

• Quatro centros de correspondência reduzidos a um
• 12 cargos de atendente de correio reduzidos a dois Especialistas UbiDOCS
• Quatro equipamentos postais reduzidos a um
• Espaço de escritório necessário reduzido de 10.000 m². pés até 2.500 m² Ft.
• 1,5 tonelada de lixo eletrônico por mês eliminada do sistema
• Melhoria do fluxo de caixa a partir da digitalização no ponto de entrada em vez da classificação e digitalização no departamento
• Taxas de postagem reduzidas em 75%
• Capacidade de entregar e-mails digitalizados para trabalhadores remotos e híbridos
• Correio entre escritórios muito aprimorado com cadeia de custódia e tempo de processamento reduzido
• Orçamento geral para operações de sala de correio reduzido em 20%

Para saber mais sobre as soluções OMG com scanners Xerox, entre em contato com seu especialista de vendas de scanners Xerox.