Il paradosso tecnologico per il diritto

La tecnologia ha trasformato il modo in cui gli avvocati esercitano la professione legale. Ciò include il lavoro da remoto, la notificazione di documenti in formato digitale, la ricerca di statuti online e l’utilizzo di strumenti di e-discovery. Eppure molti professionisti legali hanno ancora processi, documenti e ideologie che precedono l’era digitale.

Inoltre, data la natura sensibile della gestione delle informazioni personali dei clienti, i team IT impiegano tempo per verificare che una nuova tecnologia sia sicura e supporti la crittografia. Di conseguenza, le aziende possono rimanere indietro di due o tre versioni nelle piattaforme software e server. Ciò che può apparire al mondo esterno come resistenza al cambiamento è solo un’attenta considerazione e una due diligence ponderata da parte dei team legali e IT.

Diamo un’occhiata più da vicino a come il mondo legale sta – e non sta – adottando il cambiamento.

Il paradosso delle “modifiche scarabocchiate a mano”

Gli avvocati si stanno assumendo sempre più compiti amministrativi, tra cui la gestione della posta elettronica, la pianificazione delle riunioni e la stesura e la modifica dei documenti. Sebbene gli avvocati creino documenti in formato digitale, molti preferiscono ancora stampare copie cartacee da leggere e annotare. A loro piace scrivere note a margine, soprattutto quando collaborano ad hoc con altri. La carta è intrinsecamente comoda e portatile; È sempre acceso e vanta un’incredibile durata della batteria.

Il paradosso della “copia di cortesia per le camere”

Gli avvocati possono notificare documenti e presentare casi in formato digitale. Eppure molti tribunali chiedono ancora una “copia di cortesia per le camere”, ovvero una copia cartacea per aiutare i giudici e i cancellieri a prepararsi per un caso. Alcune agenzie governative richiedono copie cartacee insieme agli invii digitali. Ci sono anche alcuni requisiti persistenti per le firme originali “a inchiostro bagnato” e l’autenticazione notarile su carta. Questo è uno dei motivi principali per cui la carta è ancora molto in gioco giorno per giorno.

Il paradosso dei “documenti cartacei”

Al giorno d’oggi la ricerca è tutta online: non c’è bisogno di statuti rilegati. Né c’è bisogno di “briefing bags” – le borse a rotelle piene di carta che si vedevano nei drammi giudiziari. La maggior parte degli avvocati scambia informazioni digitalmente. Eppure gli studi legali hanno ancora schedari pieni di documenti di clienti e pratiche. Sia che non siano riusciti a digitalizzare i dati storici, sia che si sentano semplicemente più a loro agio ad avere un backup cartaceo, le pile di carta degli avvocati non sono completamente scomparse.

Colmare il divario tra carta e digitale

La tecnologia sta portando rapidi cambiamenti, ma la carta gioca ancora un ruolo chiave. Sia che il tuo obiettivo finale sia una pratica senza carta o meno carta, o che tu voglia semplicemente operare in modo più efficiente, ecco alcuni passaggi che puoi intraprendere.

Pianifica la carta disordinata

Che ti piaccia o no, la carta sarà nel tuo flusso di lavoro. La carta vera e propria è di dimensioni strane, raramente perfetta e spesso fronte-retro con note scritte a mano ai margini. Assicurati di avere a disposizione la migliore tecnologia di scansione per gestire qualsiasi forma o dimensione di carta.

Cercare:

• Gestione flessibile della carta, qualità e velocità di scansione
• Software che si integra facilmente con i sistemi IT
• Connessione USB (e nessun disco rigido) per una catena di custodia sicura

Equipaggia i tuoi avvocati

Piuttosto che costringere gli avvocati a lasciare le loro scrivanie per scansionare i documenti, fornisci loro scanner desktop portatili. I più recenti scanner portatili per documenti racchiudono grandi funzionalità in un ingombro ridotto e aumentano le stampanti multifunzione (MFP) condivise per corridoi.

Sono ideali per:

• Scansione rapida di testamenti, documenti dei clienti in arrivo o pagine di firma
• Instradamento automatico dei documenti alla destinazione corretta con il semplice tocco di un pulsante

Affrontare il passato

Sì, hai bisogno dei record dei clienti. Ma è necessario conservare una copia cartacea di ogni transazione e comunicazione? Quando si affrontano i file cronologici, valutare se eliminarli, scansionarli o salvarli fuori sede. Per i record digitalizzati, uno scanner di produzione ad alta velocità può eseguire rapidamente il lavoro di conversione dei file arretrati.

Cerca queste caratteristiche:

• La scansione parallela consente di collegare fino a 10 scanner a un PC host e di eseguirli contemporaneamente
• Il software intelligente “vede” i dati nelle scansioni e li indirizza ai sistemi applicativi IT

Come possiamo aiutarti

Quando si è pronti ad affrontare il paradosso della tecnologia legale, gli scanner Xerox sono in grado di gestire tutta la carta con facilità. I nostri scanner desktop, dipartimentali e di produzione sono progettati per studi legali e sistemi giudiziari ad alta intensità di carta. Offriamo un funzionamento semplice grazie al software OneTouch® di Visioneer e TWAIN DriverPlus con Acuity per scansioni precise e soluzioni personalizzate. Dai un’occhiata alle nostre offerte per saperne di più.

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