I governi stanno diventando digitali, ma la carta persiste ancora

Forze trainanti per la pubblica amministrazione digitale

Praticamente ogni mese un altro paese o un governo locale elimina la carta. La ricerca in tutto il mondo mostra perché i governi di tutto il mondo stanno adottando pratiche digitali.

Aspettative digitali. L’emergere del social web ha completamente cambiato le aspettative dei cittadini per il modo in cui comunicano, si connettono e lavorano. Le persone vogliono accedere 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dai loro smartphone a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, compresi i registri governativi.
Efficienza. I processi cartacei sono notoriamente lenti. La digitalizzazione e l’ottimizzazione di questi processi aiutano a ridurre i passaggi e gli errori, consentendo ai governi di risparmiare tempo e denaro.
Imperativi ambientali. I governi consumano molte risorse per gestire la carta. Se inutilizzati, i moduli governativi stampati possono generare molti rifiuti. Il passaggio al digitale offre ai governi un percorso per diventare responsabili dal punto di vista ambientale.

Sicurezza e protezione dei dati. I documenti cartacei possono essere smarriti, smarriti o distrutti. I dati sensibili possono essere protetti più facilmente nei sistemi digitali attraverso misure di sicurezza come password, limitazioni di accesso, crittografia dei dati e autenticazione a due fattori.

Dati aperti e riutilizzabili. I dati digitali della pubblica amministrazione possono alimentare più sistemi e database a cui il pubblico desidera accedere, come mappe, meteo, registri immobiliari, ricerca medica e altro ancora.
Migliore servizio al cittadino. La digitalizzazione dei documenti governativi li rende più facilmente accessibili, portando a un servizio più rapido, a una maggiore trasparenza e a un maggior numero di elettori soddisfatti.
Mandati normativi. Quando i governi considerano i punti di cui sopra, vedono la scritta sul muro digitale. Sanno che il governo senza carta è la strada da percorrere. Spesso, l’emissione di mandati è l’unico modo per arrivarci. Ci sono voluti atti, come la direttiva presidenziale degli Stati Uniti sulla gestione dei registri governativi e il mandato digital-first della Danimarca per le interazioni tra governo e cittadini, per fare finalmente progressi e raggiungere gli obiettivi del governo senza carta.

Motivi principali per cui la carta persiste ancora

Le agenzie governative vogliono passare al digitale, ma la carta blocca il loro percorso. Perché, nell’era della tecnologia digitale, la carta è ancora d’intralcio? Ecco sei grandi motivi per cui la carta è ancora così diffusa nel settore pubblico.

1 . Non tutto nasce digitale, soprattutto nel passato. Il digitale personale è stato con noi solo nella storia recente, solo negli ultimi 30-40 anni. Per migliaia di anni prima, l’informazione risiedeva nella carta, oppure è scomparsa. Sì, le cose accadono più velocemente in forma digitale, ma i governi non possono eliminare la carta da un giorno all’altro.
2 . Convenienza intrinseca della carta. La maggior parte delle persone ha un alto livello di comfort con la carta. Non si può negare la sua facilità e portabilità per cose come la raccolta dell’anamnesi sanitaria di un paziente o l’ottenimento di una firma. E la carta è il metodo di riferimento per la collaborazione ad hoc.

3 . Vincoli come cicli di approvvigionamento più lunghi e restrizioni di spesa (rispetto ai settori commerciali) spesso impediscono alle agenzie governative di adottare tecnologie all’avanguardia.
4 . Non tutti hanno accesso digitale. Meno del 10% del mondo ha funzionalità social, mobili, internet, Wi-Fi e digitali comuni. Pertanto, il digitale non è ancora un denominatore comune.

5 . Gli standard preimpostati per la privacy, la sicurezza, la fedeltà delle immagini e il backup delle informazioni continuano a propagare i documenti cartacei nelle agenzie governative. Ad esempio, senza l’acquisizione di immagini ad alta risoluzione, i documenti digitalizzati possono essere sfocati o illeggibili, rendendoli inutili. In questo caso, la carta è più sicura.
6 . Mancanza di sistemi o di capacità di scambio di dati tra le aree del settore pubblico. Ad esempio, se l’Interpol e un ufficio di polizia locale non dispongono di sistemi di back-end abilitati alla condivisione per scambiare informazioni digitali in modo sicuro, devono invece trasferire file cartacei.

Passi costruttivi per portare la carta digitale

I governi stanno eliminando la carta, ma la carta sarà in circolazione per un po’. Questa è la realtà. Segui questi passaggi per passare al digitale mentre ti occupi di tutta quella carta.

Costruisci rampe di accesso da carta a digitale.
Progetta sistemi e flussi di lavoro che tengano conto sia della carta che del digitale. Pianificando entrambi i formati, è più facile flettersi e passare da uno all’altro, consentendo una maggiore adozione.

Utilizza hardware creato per la carta nel mondo reale.
I documenti reali sono di dimensioni strane, raramente perfetti e spesso fronte/retro o multipagina con note scarabocchiate ai margini. Quando si convertono documenti fisici in digitali, è necessaria una tecnologia potente in grado di gestire in modo affidabile qualsiasi forma o dimensione.

Dai priorità all’impatto sui cittadini.
È probabile che i processi che colpiscono maggiormente i cittadini siano quelli che vedrai il maggiore ROI dalla digitalizzazione. Quando si mette l’acquisizione digitale al centro dell’interazione con i cittadini, si fornisce un servizio clienti più rapido e un accesso più facile ai dati.

Rendi i dati leggibili, ricercabili e utili.
La semplice scansione della carta non è sufficiente. Hai bisogno del giusto software di acquisizione con strumenti per la velocità, l’organizzazione e l’acuità dell’immagine. Con scansioni cristalline, è possibile ricavare il significato dai contenuti attraverso il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i file digitali ricercabili, i flussi di lavoro personalizzati e l’instradamento automatizzato.

Prendi sul serio la conversione di documenti storici.
La conversione dei file di backfile può sembrare un compito noioso, ma è necessario eseguirla solo una volta. Migliorerà enormemente l’accesso alle informazioni storiche sia per i dipendenti governativi che per il pubblico. La tecnologia giusta, come l’alimentatore automatico di documenti (ADF) integrato per scansioni rapide e non presidiate, rende la conversione dei file di ritorno rapida e indolore.

Come possiamo aiutarti

Quando sei pronto ad affrontare l’opportunità di portare il tuo governo in digitale, gli scanner Xerox gestiranno tutta la carta. I nostri scanner desktop, dipartimentali e di produzione sono progettati per il settore pubblico. Offriamo un funzionamento semplice grazie al software OneTouch® di Visioneer e TWAIN DriverPLUS con Acuity per scansioni precise e soluzioni personalizzate. Scopri come i nostri clienti utilizzano la nostra tecnologia e dai un’occhiata alle nostre offerte.

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