APPROFONDIMENTI SUI PARTNER: Trasforma la documentazione cartacea in documenti conformi, pronti per l’archiviazione, sicuri e ricercabili con gli scanners Xerox e il software Adlib

Nell’era digitale, le organizzazioni altamente regolamentate sono sottoposte a un’immensa pressione per convertire la documentazione cartacea in formati digitali che tengano il passo con una serie crescente di requisiti aziendali. La conformità, l’archiviazione, la sicurezza e la ricercabilità sono diventati obiettivi chiave per tali aziende e professionisti della gestione dei record. Fortunatamente, la tecnologia degli scanners Xerox, abbinata al software Adlib , consente di trasformare la carta in digitale e offre agli utenti una soluzione completa per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.

Ecco come ciascuno di questi obiettivi chiave può supportare la tua azienda:

Trasformazione dei documenti per la conformità

1. Standardizza i metadati e l’indicizzazione per migliorare l’organizzazione e il recupero dei documenti.
2. Implementa audit trail e controllo delle versioni per una maggiore trasparenza e responsabilità.
3. Garantisci una conversione accurata in formati leggibili dalla macchina per migliorare la ricercabilità e l’elaborazione a valle.

Documenti digitali pronti per l’archiviazione

1. Scegli formati di archiviazione a lungo termine come PDF/A per garantire la leggibilità e l’integrità dei documenti per decenni.
2. Conserva digitalmente i documenti per prevenirne il deterioramento e consentirne un facile recupero.
3. Riduci la necessità di spazio di archiviazione fisico e i costi associati.

Migliorare la sicurezza attraverso la trasformazione digitale

1. Implementa i controlli di accesso e l’autenticazione degli utenti per impedire l’accesso non autorizzato.
2. Utilizza soluzioni di crittografia dei dati e archiviazione sicura per proteggere le informazioni sensibili.
3. Monitora e tieni traccia dell’accesso e delle modifiche ai documenti per mantenere un ambiente sicuro.

Ricercabilità dei record digitali

1. Applica metadati e indicizzazione per una migliore organizzazione.
2. Utilizza funzionalità di ricerca avanzate per individuare rapidamente documenti e dati pertinenti.
3. Facilita la collaborazione e la condivisione delle informazioni tra i membri del team.

Adlib Software è un leader globale nelle soluzioni di rendering documentale, con oltre 20 anni di attività e 5.000+ clienti in 57 paesi. La soluzione di trasformazione dei documenti Adlib è progettata per aiutare le organizzazioni a scalare i flussi di lavoro dei documenti, accelerare le attività di go-to-market e migliorare i requisiti di conformità per l’archiviazione e l’invio. La soluzione rileva e converte automaticamente le informazioni provenienti praticamente da qualsiasi tipo di documento in formati facilmente ricercabili e condivisibili.

Scanners Xerox consigliati

Il software Adlib, combinato con gli scanners Xerox, automatizza il processo di acquisizione e conversione di vari documenti (digitali o scansionati) in documenti di registrazione leggibili dalla macchina, verificabili, pronti per l’archiviazione e conformi.

Per ulteriori informazioni sul software Adlib con tecnologia Xerox Scanners, contattare il proprio specialista vendite Xerox Scanners.