PARTNER INSIGHTS: Tecnologia di posta digitale per l’ambiente di lavoro moderno con gli scanner Xerox e OMG

La mailroom di un’azienda può svolgere un ruolo fondamentale nel funzionamento quotidiano dell’azienda, con al centro le comunicazioni chiave con i clienti e la condivisione tempestiva delle informazioni. Sfortunatamente, i processi di mailroom sono spesso manuali, dispendiosi in termini di tempo e costosi, con un pesante carico di lavoro, tecnologia e immobili.

Con l’offerta di posta digitale di Onsite Management Group (OMG) insieme alla tecnologia Xerox Scanner, i clienti possono accedere a posta e documenti in modo rapido ed efficiente, indipendentemente dalla posizione. La soluzione Digital Mail di OMG automatizza l’elaborazione della posta in arrivo utilizzando la scansione dei documenti all’avanguardia, la tecnologia di acquisizione OCR/ICR e la consegna diretta alla tua casella di posta. La soluzione è progettata per aiutare a risparmiare tempo e denaro, senza ulteriori allocazioni di budget.

Consolidamento di più mailroom

Si consideri questo scenario: l’organizzazione dispone di uffici postali in quattro posizioni diverse (che occupano immobili di prim’ordine), con tre addetti all’ufficio postale in ogni centro che elaborano manualmente una media di cinque vasche di posta al giorno. I processi manuali non hanno alcuna “catena di comando” (ad esempio, l’acquisizione quando la posta viene consegnata, aperta ed elaborata) né una soluzione efficace per la consegna della posta ai lavoratori remoti e ibridi.

La soluzione

L’approccio di OMG è quello di documentare i processi e i costi associati alla posta nel loro stato attuale. Accederemo e studieremo:

• Studio del tempo: l’elaborazione della posta fisica
• Numero di dipendenti a tempo pieno
• Numero di fermate della posta
• Spese di spedizione e consegna
• Layout fisico e metratura
• Capacità delle apparecchiature postali e TCO

Da lì, è possibile un vero confronto tra lo stato attuale e uno stato futuro digitalizzato e automatizzato, cogliendo il potenziale di risparmio totale sui costi. OMG fornisce una soluzione basata su un modello di prezzo per scansione che include il software UbiMAIL (SaaS) software-as-a-service per l’acquisizione intelligente, UbiDOCS basato su Xerox DocuShare® per l’archiviazione dei documenti, l’hardware degli scanner Xerox®® e uno specialista UbiDOCS per la preparazione, la scansione e l’elaborazione.

Video: La posta digitale in azione

Scanner Xerox consigliati

Il risultato

Al momento dell’implementazione, i risparmi attesi includerebbero:

• Quattro centri di smistamento ridotti a uno solo
• 12 posti di impiegato postale ridotti a due specialisti UbiDOCS
• Quattro pezzi di attrezzatura per l’affrancatura ridotti a uno
• Spazio per uffici richiesto ridotto da 10.000 mq. da piedi a 2.500 mq. Ft.
• 1,5 tonnellate di posta indesiderata al mese eliminate dal sistema
• Miglioramento del flusso di cassa grazie alla scansione al punto di ingresso invece dello smistamento e della scansione nel reparto
• Spese di spedizione ridotte del 75%
• Possibilità di recapitare la posta digitalizzata ai lavoratori remoti e ibridi
• Posta tra uffici notevolmente migliorata grazie alla catena di custodia e alla riduzione dei tempi di elaborazione
• Riduzione del 20% del budget complessivo per le operazioni di mailroom

Per ulteriori informazioni sulle soluzioni OMG con gli scanner Xerox, contattare il proprio specialista di vendita degli scanner Xerox.