PERSPECTIVES DES PARTENAIRES : Transformez la documentation papier en documents conformes, prêts à être archivés, sécurisés et consultables grâce aux scanners Xerox et au logiciel Adlib

À l’ère du numérique, les organisations hautement réglementées sont soumises à une pression immense pour convertir la documentation papier en formats numériques qui répondent à un ensemble croissant d’exigences commerciales. La conformité, l’archivage, la sécurité et la facilité de recherche sont devenus des objectifs clés pour ces entreprises et les professionnels de la gestion des documents. Heureusement, la technologie Xerox Scanners, associée au logiciel Adlib , permet de telles initiatives de transformation du papier en numérique et offre aux utilisateurs une solution complète pour rationaliser les flux de travail et améliorer la productivité.

Voici comment chacun de ces objectifs clés peut soutenir votre entreprise :

Transformation de documents à des fins de conformité

1. Standardisez les métadonnées et l’indexation pour améliorer l’organisation et la récupération des documents.
2. Mettez en place des pistes d’audit et un contrôle des versions pour améliorer la transparence et la responsabilité.
3. Assurez une conversion précise vers des formats lisibles par machine afin d’améliorer la recherche et le traitement en aval.

Documents numériques prêts à être archivés

1. Choisissez des formats de stockage à long terme tels que PDF/A pour garantir la lisibilité et l’intégrité des documents pendant des décennies.
2. Conservez numériquement les documents pour éviter toute détérioration et permettre une récupération facile.
3. Réduisez le besoin d’espace de stockage physique et les coûts associés.

Renforcer la sécurité grâce à la transformation numérique

1. Mettez en place des contrôles d’accès et l’authentification des utilisateurs pour empêcher tout accès non autorisé.
2. Utilisez le chiffrement des données et des solutions de stockage sécurisées pour protéger les informations sensibles.
3. Surveillez et suivez l’accès et les modifications des documents pour maintenir un environnement sécurisé.

Facilité de recherche des documents numériques

1. Appliquez les métadonnées et l’indexation pour une meilleure organisation.
2. Utilisez des fonctionnalités de recherche avancées pour localiser rapidement les documents et les données pertinents.
3. Facilitez la collaboration et le partage d’informations entre les membres de l’équipe.

Adlib Software est un leader mondial des solutions de rendu de documents, avec plus de 20 ans d’activité et 5 000+ clients dans 57 pays. La solution de transformation de documents Adlib est conçue pour aider les entreprises à faire évoluer les flux de travail documentaires, à accélérer les activités de mise sur le marché et à améliorer les exigences de conformité en matière d’archivage et de soumission. La solution détecte et convertit automatiquement les informations de pratiquement n’importe quel type de document dans des formats facilement consultables et partageables.

Scanners Xerox recommandés

Le logiciel Adlib combiné aux scanners Xerox automatise le processus de capture et de conversion de divers documents (numériques ou numérisés) en documents d’enregistrement lisibles par machine, vérifiables, prêts à être archivés et conformes.

Pour en savoir plus sur le logiciel Adlib doté de la technologie Xerox Scanners, contactez votre spécialiste des ventes Xerox Scanners.