Le paradoxe de la technologie pour le droit

La technologie a transformé la façon dont les avocats pratiquent le droit. Cela comprend le travail à distance, la signification de documents par voie numérique, la recherche de lois en ligne et l’utilisation d’outils d’administration de la preuve électronique. Pourtant, de nombreux professionnels du droit ont encore des processus, des documents et des idéologies qui datent d’avant l’ère numérique.

De plus, compte tenu de la nature sensible du traitement des informations personnelles des clients, il faut du temps aux équipes informatiques pour valider qu’une nouvelle technologie est sécurisée et prend en charge le cryptage. En conséquence, les entreprises peuvent avoir deux à trois versions de retard sur les plates-formes logicielles et de serveurs. Ce qui peut apparaître au monde extérieur comme une résistance au changement n’est qu’un examen minutieux et une diligence raisonnable réfléchie de la part des équipes juridiques et informatiques.

Regardons de plus près comment le monde juridique adopte – et n’adopte pas – le changement.

Le paradoxe des « modifications griffonnées à la main »

Les avocats assument de plus en plus leurs propres tâches administratives, notamment la gestion des e-mails, la planification des réunions et la rédaction et l’édition de documents. Bien que les avocats créent des documents numériquement, beaucoup préfèrent encore imprimer des copies papier pour les lire et les annoter. Ils aiment écrire des notes dans les marges, surtout lorsqu’ils collaborent ad hoc avec d’autres. Le papier est intrinsèquement pratique et portable ; Il est toujours allumé et offre une autonomie incroyable.

Le paradoxe de la « copie de courtoisie pour Chambers »

Les avocats peuvent signifier des documents et soumettre des affaires par voie numérique. Pourtant, de nombreux tribunaux demandent encore une « copie de courtoisie pour les chambres », c’est-à-dire une copie papier pour aider les juges et les greffiers à se préparer à une affaire. Certains organismes gouvernementaux exigent des copies papier ainsi que des soumissions numériques. Il y a aussi des exigences persistantes pour les signatures originales « à l’encre humide » et la notarisation sur papier. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles le papier est toujours très présent au quotidien.

Le paradoxe des « dossiers papier »

De nos jours, la recherche se fait entièrement en ligne – il n’y a pas besoin de statuts rigides. Il n’y a pas non plus besoin de « sacs d’information » – les sacs à roulettes remplis de papier que vous aviez l’habitude de voir dans les drames judiciaires. La plupart des avocats échangent des informations par voie numérique. Pourtant, les cabinets d’avocats ont encore des classeurs remplis de dossiers de clients et d’affaires. Qu’ils n’aient pas eu le temps de numériser les données historiques – ou qu’ils se sentent simplement plus à l’aise d’avoir une sauvegarde papier – les piles de papier des avocats n’ont pas complètement disparu.

Combler le fossé entre le papier et le numérique

La technologie entraîne des changements rapides, mais le papier joue toujours un rôle clé. Que votre objectif ultime soit de vous passer de papier ou de réduire le papier, ou que vous souhaitiez simplement fonctionner plus efficacement, voici quelques mesures que vous pouvez prendre.

Prévoyez du papier désordonné

Qu’on le veuille ou non, le papier fera partie de votre flux de travail. Le vrai papier est de taille irrégulière, rarement parfait et souvent recto-verso avec des notes manuscrites dans les marges. Assurez-vous de disposer de la meilleure technologie de numérisation disponible pour traiter n’importe quelle forme ou taille de papier que vous lui lancez.

Chercher:

• Gestion flexible du papier, qualité et vitesse de numérisation
• Des logiciels qui s’intègrent facilement aux systèmes informatiques
• Connexion USB (et pas de disque dur) pour une chaîne de contrôle sécurisée

Outillez vos avocats

Plutôt que d’obliger les avocats à quitter leur bureau pour numériser des documents, équipez-les de scanners de bureau portables. Les scanners de documents portables les plus récents offrent de grandes fonctionnalités dans un encombrement réduit et complètent les imprimantes multifonctions (MFP) partagées dans les couloirs.

Ils sont idéaux pour :

• Numérisation rapide des testaments, des documents clients entrants ou des pages de signature
• Acheminement automatique des documents vers la bonne destination d’une simple pression sur un bouton

Faire face au passé

Oui, vous avez besoin des dossiers des clients. Mais est-il nécessaire de conserver une copie papier de chaque transaction et communication ? Lorsque vous traitez des fichiers historiques, demandez-vous s’il faut les jeter, les numériser ou les enregistrer hors site. Pour les documents que vous numérisez, un scanner de production à grande vitesse peut effectuer rapidement la conversion des fichiers anciens.

Recherchez les fonctionnalités suivantes :

• La numérisation parallèle permet de connecter jusqu’à 10 scanners à un PC hôte et de les exécuter simultanément
• Un logiciel intelligent « voit » les données dans les scans et les achemine vers les systèmes d’application informatique

Comment pouvons-nous vous aider ?

Lorsque vous êtes prêt à vous attaquer au paradoxe de la technologie juridique, les scanners Xerox peuvent gérer tout ce papier avec facilité. Nos scanners de bureau, départementaux et de production sont conçus pour les cabinets d’avocats et les systèmes judiciaires qui nécessitent beaucoup de papier. Nous offrons une utilisation simple grâce au logiciel OneTouch® de Visioneer et à TWAIN DriverPlus avec Acuity pour des numérisations précises et des solutions personnalisées. Jetez un coup d’œil à nos offres pour en savoir plus.

Prochaines étapes :