La conversion des fichiers d’archives réduit le nombre de classeurs remplis de sauvegardes

Le bureau d’affaires d’un district scolaire public du Massachusetts s’est enlisé dans le papier. Non seulement ils traitent d’énormes quantités de paperasse, mais ils font également une sauvegarde de chaque pièce pour les audits annuels. Notre client avait l’habitude de faire des copies papier pour les sauvegardes, ce qui lui permettait de nager dans jusqu’à 85 classeurs à trois anneaux chaque année fiscale, sans parler des centaines de classeurs des années précédentes.

Aujourd’hui, l’équipe de 12 personnes utilise les scanners départementaux Xerox DocuMate® de Xerox® pour rationaliser les processus de facturation, de facturation, de contrats et de sauvegardes numériques. Avec le logiciel Visioneer OneTouch, ils peuvent acheminer automatiquement les documents numérisés vers le bon dossier de fichiers et récupérer tout aussi facilement les fichiers électroniques. Aujourd’hui, ils sont sur la bonne voie pour se passer de la dématérialisation la plus possible à la dématérialisation.

Jetez un coup d’œil à ces résultats et lisez l’étude de cas pour en savoir plus :

• Élimination des classeurs remplis de papier
• Opérationnel dans les deux heures suivant l’installation du scanner/logiciel
• Facilité de recherche, de localisation et de partage de fichiers numériques
• Amélioration de la sécurité des documents
• Simple à utiliser pour une équipe non technophile avec très peu de formation
• Poinçons à trois trous faciles à remplacer sur les bureaux

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