Les gouvernements passent au numérique, mais le papier persiste

Les forces motrices du gouvernement numérique

Pratiquement tous les mois, un autre pays ou une autre administration locale se dématérialise. Des recherches menées dans le monde entier montrent pourquoi les gouvernements du monde entier adoptent des pratiques numériques.

Attentes en matière de numérique. L’émergence du web social a complètement changé les attentes des citoyens quant à leur façon de communiquer, de se connecter et de travailler. Les gens veulent avoir accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à toutes les informations dont ils ont besoin, y compris les dossiers gouvernementaux.
Efficacité. Les processus papier sont notoirement lents. La numérisation et la rationalisation de ces processus permettent de réduire les étapes et les erreurs, ce qui permet aux gouvernements d’économiser du temps et de l’argent.
Impératifs environnementaux. Les gouvernements consomment beaucoup de ressources pour manipuler le papier. Si les formulaires gouvernementaux imprimés sont inutilisés, ils peuvent générer beaucoup de déchets. Le passage au numérique permet aux gouvernements de devenir respectueux de l’environnement.

Sécurité et protection des données. Les documents papier peuvent être égarés, perdus ou détruits. Les données sensibles peuvent être plus facilement protégées dans les systèmes numériques grâce à des mesures de protection telles que des mots de passe, des limitations d’accès, le cryptage des données et l’authentification à deux facteurs.

Données ouvertes et réutilisables. Les données gouvernementales numériques peuvent alimenter de multiples systèmes et bases de données auxquels le public souhaite accéder, tels que les cartes, la météo, les dossiers fonciers, la recherche médicale, etc.
Un meilleur service aux citoyens. La numérisation des documents gouvernementaux les rend plus facilement accessibles, ce qui se traduit par un service plus rapide, une plus grande transparence et des électeurs plus satisfaits.
Mandats réglementaires. Lorsque les gouvernements examinent les points ci-dessus, ils voient l’écriture sur le mur numérique. Ils savent que la dématérialisation du gouvernement est la voie à suivre. Souvent, l’émission de mandats est le seul moyen d’y parvenir. Il a fallu des mesures, telles que la directive présidentielle américaine sur la gestion des documents gouvernementaux et le mandat du Danemark axé sur le numérique pour les interactions entre le gouvernement et les citoyens, pour enfin progresser et atteindre les objectifs du gouvernement en matière de dématérialisation.

Principales raisons pour lesquelles le papier persiste

Les agences gouvernementales veulent passer au numérique, mais le papier leur bloque la route. Pourquoi, à l’ère de la technologie numérique, le papier est-il encore un obstacle ? Voici six grandes raisons pour lesquelles le papier est encore si répandu dans le secteur public.

1 . Tout n’est pas né numérique, surtout dans le passé. Le numérique personnel n’existe que depuis 30 à 40 ans. Pendant des milliers d’années, l’information résidait dans le papier, sinon elle a disparu. Oui, les choses vont plus vite sous forme numérique, mais les gouvernements ne peuvent pas passer au zéro papier du jour au lendemain.
2 . Commodité inhérente du papier. La plupart des gens sont très à l’aise avec le papier. Vous ne pouvez pas nier sa facilité et sa portabilité pour des choses comme la collecte des antécédents médicaux d’un patient ou l’obtention d’une signature. Et le papier est la méthode de prédilection pour la collaboration ad hoc.

3 . Des contraintes telles que des cycles d’approvisionnement plus longs et des restrictions de dépenses (par rapport aux secteurs commerciaux) empêchent souvent les organismes gouvernementaux d’adopter des technologies de pointe.
4 . Tout le monde n’a pas accès au numérique. Moins de 10 % de la population mondiale dispose de capacités sociales, mobiles, Internet, Wi-Fi et numériques communes. Le numérique n’est donc pas encore un dénominateur commun.

5 . Les normes prédéfinies en matière de confidentialité, de sécurité, de fidélité d’image et de sauvegarde de l’information continuent de propager les documents papier dans les organismes gouvernementaux. Par exemple, sans capture d’image haute résolution, les documents numérisés peuvent être flous ou illisibles, ce qui les rend inutiles. Dans ce cas, le papier est plus sûr.
6 . Manque de systèmes ou de capacités d’échange de données entre les secteurs du secteur public. Par exemple, si Interpol et un bureau de police local ne disposent pas de systèmes back-end compatibles avec le partage pour échanger des informations numériques en toute sécurité, ils doivent transférer des fichiers papier à la place.

Mesures constructives pour passer au papier numérique

Les gouvernements se débarrassent du papier, mais le papier existera pendant un certain temps. C’est la réalité. Suivez ces étapes pour passer au numérique tout en traitant tout ce papier.

Construisez des rampes d’accès papier-numérique.
Concevez des systèmes et des flux de travail qui tiennent compte à la fois du papier et du numérique. En planifiant pour les deux formats, il est plus facile de s’adapter et de passer de l’un à l’autre, ce qui permet une plus grande adoption.

Utilisez du matériel conçu pour le papier dans le monde réel.
Les vrais documents sont de taille irrégulière, rarement parfaits, et souvent recto-verso ou multipages avec des notes griffonnées dans les marges. Lorsque vous convertissez des documents physiques en documents numériques, vous avez besoin d’une technologie puissante capable de gérer de manière fiable n’importe quelle forme ou taille.

Donnez la priorité à l’impact citoyen.
Il y a de fortes chances que les processus qui affectent le plus les citoyens soient ceux qui vous permettront d’obtenir le meilleur retour sur investissement de la numérisation. Lorsque vous placez la capture numérique au point d’interaction avec les citoyens, vous offrez un service client plus rapide et un accès plus facile aux données.

Rendez les données lisibles, consultables et utiles.
Il ne suffit pas de numériser du papier. Vous avez besoin du bon logiciel de capture avec des outils pour la vitesse, l’organisation et l’acuité de l’image. Grâce à des numérisations d’une clarté cristalline, vous pouvez déduire du sens du contenu grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), aux fichiers numériques interrogeables, aux flux de travail personnalisés et au routage automatisé.

Prenez au sérieux la conversion de documents historiques.
La conversion de fichiers peut sembler une tâche fastidieuse, mais vous n’avez besoin de la faire qu’une seule fois. Il améliorera considérablement l’accès à l’information historique pour les employés du gouvernement et le public. La bonne technologie, telle qu’un chargeur automatique de documents (ADF) intégré pour une numérisation rapide et sans surveillance, rend la conversion des fichiers antérieurs rapide et indolore.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Lorsque vous serez prêt à saisir l’occasion de numériser votre gouvernement, les scanners Xerox prendront en charge tout ce papier. Nos scanners de bureau, départementaux et de production sont conçus pour le secteur public. Nous offrons une utilisation simple grâce au logiciel OneTouch® de Visioneer et à TWAIN DriverPLUS avec Acuity pour des scans précis et des solutions personnalisées. Découvrez comment nos clients utilisent notre technologie et jetez un coup d’œil à nos offres.

Voir nos études de cas sur le secteur public

La conversion des fichiers d’archives réduit le nombre de classeurs remplis de sauvegardes
Un système scolaire peut enfin abandonner le papier qu’il avait l’habitude de conserver pour les audits. Maintenant, ils n’ont plus qu’à scanner et à vaquer à leurs occupations.

Du papier problématique à une solution de numérisation sécurisée pour le gouvernement
Lors du remplacement d’un scanner de production sujet aux erreurs d’alimentation, nous avons conçu un nouveau flux de travail, simplifiant le travail, ajoutant de la sécurité et économisant du temps chaque jour.

Numérisation des formulaires de déclaration pour les inspecteurs des douanes
La création d’une solution de numérisation personnalisée dans les limites du budget a permis à H.M. Customs Bermuda d’organiser, de rechercher et de récupérer les formulaires de déclaration par voie électronique.

Prochaines étapes :