INFORMATIONS SUR LES PARTENAIRES : Technologie de courrier numérique pour l’environnement de travail moderne avec Xerox Scanners et OMG

La salle de courrier d’une entreprise peut jouer un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise, en plaçant au cœur les communications avec les clients clés et le partage d’informations en temps opportun. Malheureusement, les processus de la salle de courrier sont souvent manuels, longs et coûteux, avec une lourde charge de main-d’œuvre, de technologie et d’immobilier.

Grâce à l’offre de courrier numérique d’Onsite Management Group (OMG) et à la technologie Xerox Scanners, les clients peuvent accéder rapidement et efficacement au courrier et aux documents, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. La solution Digital Mail d’OMG automatise le traitement du courrier entrant à l’aide d’une numérisation de documents de pointe, d’une technologie de capture OCR/ICR et d’une livraison directe dans votre boîte de réception. La solution est conçue pour vous permettre d’économiser du temps et de l’argent, sans allocation budgétaire supplémentaire.

Consolidation de plusieurs salles de courrier

Considérez le scénario suivant : votre organisation dispose de salles de courrier situées à quatre endroits différents (occupant des biens immobiliers de premier ordre), avec trois commis de salle de courrier dans chaque centre qui traitent manuellement une moyenne de cinq bacs de courrier par jour. Les processus manuels n’ont pas de « chaîne de commandement » (c’est-à-dire la capture du moment où le courrier est livré, ouvert et traité) ni de solution efficace pour livrer le courrier aux travailleurs distants et hybrides.

La solution

L’approche d’OMG consiste à documenter les processus et les coûts associés au courrier dans leur état actuel. Nous consulterons et étudierons :

• Etude du temps de traitement du courrier physique
• Nombre d’employés à temps plein
• Nombre d’arrêts de courrier
• Frais de port et de livraison
• Aménagement physique et superficie en pieds carrés
• Capacité de l’équipement postal et coût total de possession

À partir de là, il est possible de comparer véritablement l’état actuel à un état futur numérisé et automatisé, ce qui permet de saisir le potentiel total d’économies de coûts. OMG fournit une solution sur un modèle de tarification par numérisation qui comprend le logiciel SaaS (Software-as-a-Service) UbiMAIL pour la capture intelligente, UbiDOCS optimisé par Xerox® DocuShare® pour le dépôt de documents, le matériel Xerox® Scanner et un spécialiste UbiDOCS pour la préparation, la numérisation et le traitement.

Vidéo : Le courrier numérique en action

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Le résultat

Lors de la mise en œuvre, les économies attendues comprendraient :

• Quatre centres de courrier réduits à un seul
• 12 postes de commis au courrier réduits à deux spécialistes UbiDOCS
• Quatre pièces d’équipement postal réduites à une seule
• L’espace de bureau requis est passé de 10 000 m². pieds à 2 500 pieds carrés Ft.
• 1,5 tonne de courrier indésirable par mois éliminée du système
• Amélioration des flux de trésorerie grâce à la numérisation au point d’entrée au lieu du tri et de la numérisation dans le service
• Frais de port réduits de 75%
• Capacité à livrer le courrier numérisé aux travailleurs à distance et hybrides
• Le courrier inter-bureaux a été considérablement amélioré grâce à la chaîne de traçabilité et au temps de traitement réduit
• Réduction de 20 % du budget global alloué aux opérations de la salle de courrier

Pour en savoir plus sur les solutions OMG avec les scanners Xerox, contactez votre spécialiste des ventes de scanners Xerox.