PERSPECTIVAS DE LOS SOCIOS: Tecnología de correo digital para el lugar de trabajo moderno con los escáneres Xerox y OMG

La sala de correo de una empresa puede desempeñar un papel fundamental en el funcionamiento diario de la empresa, con las comunicaciones clave con los clientes y el intercambio oportuno de información en el centro. Desafortunadamente, los procesos de la sala de correo suelen ser manuales, lentos y costosos, con una gran carga de mano de obra, tecnología y bienes raíces.

Con la oferta de correo digital de Onsite Management Group (OMG) junto con la tecnología de los escáneres Xerox, los clientes pueden acceder al correo y a los documentos de forma rápida y eficiente, independientemente de la ubicación. La solución de correo digital de OMG automatiza el procesamiento del correo entrante mediante el escaneo de documentos de vanguardia, la tecnología de captura OCR/ICR y la entrega directa a su bandeja de entrada. La solución está diseñada para ayudar a ahorrar tiempo y dinero, sin asignación presupuestaria adicional.

Consolidación de varias salas de correo

Considere este escenario: su organización tiene salas de correo en cuatro ubicaciones diferentes (que ocupan bienes raíces de primer nivel), con tres empleados de sala de correo en cada centro que procesan manualmente un promedio de cinco contenedores de correo por día. Los procesos manuales carecen de una «cadena de mando» (es decir, la captura de cuándo se entrega, abre y procesa el correo) ni de una solución eficaz para entregar el correo a los trabajadores remotos e híbridos.

La solución

El enfoque de OMG es documentar los procesos y costos asociados con el correo en su estado actual. Accederemos y estudiaremos:

• Tiempo de estudio del procesamiento del correo físico
• Número de empleados a tiempo completo
• Número de paradas de correo
• Gastos de envío
• Distribución física y metros cuadrados
• Capacidad y TCO de los equipos postales

A partir de ahí, es posible realizar una comparación real del estado actual con un estado futuro digitalizado y automatizado, capturando el potencial total de ahorro de costes. OMG ofrece una solución basada en un modelo de precios por escaneo que incluye el software de software como servicio (SaaS) UbiMAIL para la captura inteligente, UbiDOCS con tecnología Xerox DocuShare® para el repositorio de documentos, el hardware de Xerox®® Scanner y un especialista en UbiDOCS para la preparación, el escaneo y el procesamiento.

Video: Correo digital en acción

Escáneres Xerox recomendados

El resultado

Una vez implementada, los ahorros esperados incluirían:

• Cuatro centros de correo reducidos a uno
• 12 puestos de empleado de correo reducidos a dos especialistas de UbiDOCS
• Cuatro piezas de equipo de franqueo reducidas a una
• El espacio de oficina requerido se redujo de 10,000 sq. pies cuadrados a 2,500 pies cuadrados Pies.
• 1,5 toneladas de correo basura al mes eliminadas del sistema
• Mejora del flujo de caja gracias al escaneo en el punto de entrada en lugar de la clasificación y el escaneo en el departamento
• Los gastos de envío se han reducido en un 75%
• Capacidad para entregar correo digitalizado a trabajadores remotos e híbridos
• El correo entre oficinas se ha mejorado considerablemente con la cadena de custodia y la reducción del tiempo de procesamiento
• El presupuesto total para las operaciones de la sala de correo se redujo en un 20%

Para obtener más información sobre las soluciones OMG con escáneres Xerox, póngase en contacto con su especialista en ventas de escáneres Xerox.