PERSPECTIVAS DE LOS SOCIOS: Convierta la documentación en papel en documentos compatibles, listos para archivar, seguros y con capacidad de búsqueda con los escáneres Xerox y el software Adlib

En la era digital, las organizaciones altamente reguladas están sometidas a una inmensa presión para convertir la documentación en papel en formatos digitales que se mantengan al día con un conjunto creciente de requisitos empresariales. El cumplimiento, el archivo, la seguridad y la capacidad de búsqueda se han convertido en objetivos clave para estas empresas y profesionales de la gestión de registros. Afortunadamente, la tecnología de los escáneres Xerox, junto con el software Adlib , permite este tipo de iniciativas de papel a digital y proporciona a los usuarios una solución completa para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad.

A continuación, te explicamos cómo cada uno de estos objetivos clave puede ayudar a tu empresa:

Transformación de documentos para el cumplimiento

1. Estandarice los metadatos y la indexación para mejorar la organización y recuperación de documentos.
2. Implemente pistas de auditoría y control de versiones para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas.
3. Garantice una conversión precisa a formatos legibles por máquina para mejorar la capacidad de búsqueda y el procesamiento posterior.

Documentos digitales listos para archivar

1. Elija formatos de almacenamiento a largo plazo como PDF/A para garantizar la legibilidad y la integridad de los documentos durante décadas.
2. Conserve digitalmente los documentos para evitar su deterioro y permitir una fácil recuperación.
3. Reduzca la necesidad de espacio de almacenamiento físico y los costos asociados.

Mejora de la seguridad a través de la transformación digital

1. Implemente controles de acceso y autenticación de usuarios para evitar el acceso no autorizado.
2. Emplee soluciones de cifrado de datos y almacenamiento seguro para proteger la información confidencial.
3. Supervise y realice un seguimiento del acceso y las modificaciones a los documentos para mantener un entorno seguro.

Capacidad de búsqueda de registros digitales

1. Aplique metadatos e indexación para una mejor organización.
2. Emplee capacidades de búsqueda avanzada para localizar rápidamente documentos y datos relevantes.
3. Facilitar la colaboración y el intercambio de información entre los miembros del equipo.

Adlib Software es un líder mundial en soluciones de renderizado de documentos, con más de 20 años en el negocio y 5.000+ clientes en 57 países. La solución de transformación de documentos Adlib está diseñada para ayudar a las organizaciones a escalar los flujos de trabajo de documentos, acelerar las actividades de comercialización y mejorar los requisitos de cumplimiento de archivos y envíos. La solución descubre y convierte automáticamente la información de prácticamente cualquier tipo de documento en formatos fáciles de buscar y compartir.

Escáneres Xerox recomendados

El software Adlib combinado con los escáneres Xerox automatiza el proceso de captura y conversión de diversos documentos (ya sean digitales o escaneados) en documentos de registro legibles por máquina, auditables, listos para el archivo y que cumplen con las normas.

Para obtener más información sobre el software Adlib con tecnología Xerox Scanners, póngase en contacto con su especialista en ventas de Xerox Scanners.