Los gobiernos se están digitalizando, pero el papel aún persiste

Fuerzas motrices para el gobierno digital

Prácticamente todos los meses, otro país o gobierno local deja de usar papel. La investigación en todo el mundo muestra por qué los gobiernos del mundo están adoptando prácticas digitales.

Expectativas digitales. La aparición de la web social ha cambiado por completo las expectativas de los ciudadanos sobre la forma en que se comunican, se conectan y trabajan. Las personas quieren acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde sus teléfonos inteligentes a cualquier información que necesiten, incluidos los registros gubernamentales.
Eficacia. Los procesos basados en papel son notoriamente lentos. La digitalización y racionalización de estos procesos ayuda a reducir los pasos y los errores, lo que en última instancia ahorra tiempo y dinero a los gobiernos.
Imperativos ambientales. Los gobiernos consumen una gran cantidad de recursos en el manejo de papel. Si no se utilizan, los formularios gubernamentales impresos pueden generar una gran cantidad de residuos. La digitalización proporciona un camino para que los gobiernos se vuelvan responsables con el medio ambiente.

Seguridad y protección de datos. Los documentos en papel pueden extraviarse, perderse o destruirse. Los datos confidenciales se pueden proteger más fácilmente en los sistemas digitales a través de salvaguardas como contraseñas, limitaciones de acceso, cifrado de datos y autenticación de dos factores.

Datos abiertos y reutilizables. Los datos digitales del gobierno pueden alimentar múltiples sistemas y bases de datos a los que el público desea acceder, como mapas, clima, registros de propiedad, investigación médica y más.
Mejor atención al ciudadano. La digitalización de los registros gubernamentales los hace más accesibles, lo que lleva a un servicio más rápido, una mayor transparencia y electores más satisfechos.
Mandatos regulatorios. Cuando los gobiernos consideran los puntos anteriores, ven la escritura en el muro digital. Saben que el gobierno sin papel es el camino a seguir. A menudo, la emisión de mandatos es la única forma de llegar allí. Han sido necesarias leyes, como la Directiva Presidencial de EE. UU. sobre la Gestión de Registros Gubernamentales y el mandato de Dinamarca de dar prioridad a lo digital para las interacciones entre el gobierno y los ciudadanos, para finalmente avanzar y lograr los objetivos gubernamentales sin papel.

Razones clave por las que el documento aún persiste

Las agencias gubernamentales quieren digitalizarse, pero el papel bloquea su camino. ¿Por qué, en esta era de la tecnología digital, el papel sigue siendo un obstáculo? Aquí hay seis grandes razones por las que el papel sigue siendo tan frecuente en el sector público.

1 . No todo nace digital, especialmente en el pasado. Lo digital personal solo ha estado con nosotros en la historia reciente, solo en los últimos 30-40 años. Durante miles de años antes, la información residía en el papel, o de lo contrario se había ido. Sí, las cosas suceden más rápido en formato digital, pero los gobiernos no pueden prescindir del papel de la noche a la mañana.
2 . Conveniencia inherente del papel. La mayoría de las personas tienen un alto nivel de comodidad con el papel. No se puede negar su facilidad y portabilidad para cosas como recopilar el historial médico de un paciente u obtener una firma. Y el papel es el método de referencia para la colaboración ad hoc.

3 . Las limitaciones, como los ciclos de adquisición más largos y las restricciones de gasto (en comparación con los sectores comerciales), a menudo impiden que las agencias gubernamentales adopten tecnología de vanguardia.
4 . No todo el mundo tiene acceso digital. Menos del 10% del mundo tiene capacidades sociales, móviles, de Internet, Wi-Fi y digitales comunes. Por lo tanto, lo digital aún no es un denominador común.

5 . Los estándares preestablecidos para la privacidad, la seguridad, la fidelidad de la imagen y las copias de seguridad de la información continúan propagando los documentos en papel en las agencias gubernamentales. Por ejemplo, sin la captura de imágenes de alta resolución, los documentos digitalizados pueden ser borrosos o ilegibles, lo que los hace inútiles. En ese caso, el papel es más seguro.
6 . Falta de sistemas o capacidades de intercambio de datos entre áreas del sector público. Por ejemplo, si la Interpol y una oficina de policía local no cuentan con sistemas de backend habilitados para compartir información digital de forma segura, entonces deben transferir archivos en papel en su lugar.

Pasos constructivos para digitalizar el papel

Los gobiernos están dejando de usar papel, pero el papel seguirá existiendo por un tiempo. Esa es la realidad. Sigue estos pasos para digitalizarte mientras lidias con todo ese papel.

Construya rampas de acceso de papel a digital.
Diseñe sistemas y flujos de trabajo que tengan en cuenta tanto el papel como lo digital. Al planificar ambos formatos, es más fácil flexibilizar y cambiar entre los dos, lo que permite una mayor adopción.

Utilice hardware diseñado para papel en el mundo real.
Los documentos reales son de tamaño extraño, rara vez perfectos y, a menudo, de doble cara o de varias páginas con notas garabateadas en los márgenes. Al convertir documentos físicos a digitales, necesita una tecnología potente que pueda manejar de manera confiable cualquier forma o tamaño que le arroje.

Priorizar el impacto ciudadano.
Lo más probable es que los procesos que más afectan a los ciudadanos sean los que verán el mayor retorno de la inversión de la digitalización. Cuando se pone la captura digital en el punto de interacción con el ciudadano, se proporciona un servicio de atención al cliente más rápido y un acceso más fácil a los datos.

Haga que los datos sean legibles, fáciles de buscar y útiles.
No basta con escanear el papel. Necesita el software de captura adecuado con herramientas para la velocidad, la organización y la agudeza de la imagen. Con escaneos nítidos, puede obtener el significado del contenido a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), archivos digitales con capacidad de búsqueda, flujos de trabajo personalizados y enrutamiento automatizado.

Tómese en serio la conversión de documentos históricos.
La conversión de archivos puede parecer una tarea tediosa, pero solo necesita hacerlo una vez. Mejorará enormemente el acceso a la información histórica tanto para los empleados del gobierno como para el público. La tecnología adecuada, como un alimentador automático de documentos (ADF) integrado para un escaneo rápido y desatendido, hace que la conversión de archivos de retroceso sea rápida e indolora.

¿Cómo podemos ayudar?

Cuando esté listo para aprovechar la oportunidad de digitalizar su gobierno, los escáneres Xerox se encargarán de todo ese papel. Nuestros escáneres de sobremesa, departamentales y de producción están diseñados para el sector público. Ofrecemos un funcionamiento sencillo gracias al software OneTouch® de Visioneer y TWAIN DriverPLUS con Acuity para escaneos precisos y soluciones personalizadas. Vea cómo nuestros clientes utilizan nuestra tecnología y eche un vistazo a nuestras ofertas.

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