La paradoja de la tecnología para el derecho

La tecnología ha transformado la forma en que los abogados ejercen la abogacía. Esto incluye el trabajo a distancia, la entrega de documentos digitalmente, la búsqueda de estatutos en línea y el uso de herramientas de descubrimiento electrónico. Sin embargo, muchos profesionales del derecho todavía tienen procesos, documentos e ideologías anteriores a la era digital.

Además, con la naturaleza sensible del manejo de la información personal de los clientes, los equipos de TI tardan tiempo en validar que una nueva tecnología es segura y admite el cifrado. Como resultado, las empresas pueden quedarse dos o tres versiones atrasadas en software y plataformas de servidor. Lo que puede parecer al mundo exterior como resistencia al cambio es solo una consideración cuidadosa y una diligencia debida reflexiva por parte de los equipos legales y de TI.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo el mundo legal está -y no está- adoptando el cambio.

La paradoja de las «ediciones garabateadas a mano»

Los abogados están asumiendo más de sus propias tareas administrativas, incluida la gestión del correo electrónico, la programación de reuniones y la redacción y edición de documentos. Aunque los abogados crean documentos digitalmente, muchos siguen prefiriendo imprimir copias en papel para leerlas y marcarlas. Les gusta escribir notas en los márgenes, especialmente cuando colaboran ad hoc con otros. El papel es inherentemente conveniente y portátil; Siempre está encendido y cuenta con una increíble duración de la batería.

La paradoja de la «copia de cortesía para las cámaras»

Los abogados pueden entregar documentos y presentar casos digitalmente. Sin embargo, muchos tribunales todavía piden una «copia de cortesía para las cámaras», es decir, una copia en papel para ayudar a los jueces y secretarios a prepararse para un caso. Algunas agencias gubernamentales requieren copias impresas junto con presentaciones digitales. También hay algunos requisitos persistentes para las firmas originales de «tinta húmeda» y la certificación notarial en papel. Esa es una de las principales razones por las que el papel sigue estando muy presente en el día a día.

La paradoja de los «registros en papel»

Hoy en día, toda la investigación está en línea, no hay necesidad de estatutos de tapa dura. Tampoco hay necesidad de «bolsas informativas», las bolsas con ruedas llenas de papel que solías ver en los dramas judiciales. La mayoría de los abogados intercambian información digitalmente. Sin embargo, los bufetes de abogados todavía tienen archivadores llenos de registros de clientes y asuntos. Ya sea que no hayan llegado a digitalizar datos históricos, o simplemente se sientan más cómodos teniendo una copia de seguridad en papel, las pilas de papel de los abogados no han desaparecido por completo.

Reducción de la brecha entre el papel y la tecnología digital

La tecnología está provocando cambios rápidos, pero el papel sigue desempeñando un papel clave. Ya sea que su objetivo final sea una práctica sin papel, o menos papel, o simplemente desee operar de manera más eficiente, aquí hay algunos pasos que puede seguir.

Planifica para el papel desordenado

Te guste o no, el papel va a estar en tu flujo de trabajo. El papel real es de tamaño extraño, rara vez perfecto y, a menudo, de doble cara con notas escritas a mano en los márgenes. Asegúrese de tener la mejor tecnología de escaneo disponible para manejar cualquier forma o tamaño de papel que le arroje.

Busca:

• Manejo flexible del papel, calidad y velocidad de escaneo
• Software que se integra fácilmente con los sistemas de TI
• Conexión USB (y sin disco duro) para una cadena de custodia segura

Equipe a sus abogados

En lugar de obligar a los abogados a abandonar sus escritorios para escanear documentos, dote de escáneres de escritorio portátiles. Los escáneres de documentos portátiles más nuevos ofrecen grandes funciones en un espacio reducido y aumentan las impresoras multifunción (MFP) de pasillo compartido.

Son ideales para:

• Escaneo rápido de testamentos, documentos entrantes de clientes o páginas de firmas
• Enrutamiento automático de documentos al destino correcto con solo tocar un botón

Lidiar con el pasado

Sí, necesita los registros de los clientes. Pero, ¿es necesario conservar una copia en papel de cada transacción y comunicación? Al abordar los archivos históricos, considere si desea tirarlos, escanearlos o guardarlos fuera del sitio. Para los registros que digitaliza, un escáner de producción de alta velocidad puede hacer un trabajo rápido de conversión de archivos anteriores.

Busque estas características:

• El análisis paralelo conecta hasta 10 escáneres a un PC host y los ejecuta simultáneamente
• El software inteligente «ve» los datos en los escaneos y los enruta a los sistemas de aplicaciones de TI

¿Cómo podemos ayudar?

Cuando esté listo para abordar la paradoja de la tecnología legal, los escáneres Xerox pueden manejar todo ese papel con facilidad. Nuestros escáneres de escritorio, departamentales y de producción están diseñados para bufetes de abogados y sistemas judiciales que requieren un uso intensivo de papel. Ofrecemos un funcionamiento sencillo gracias al software OneTouch® de Visioneer y TWAIN DriverPlus con Acuity para escaneos precisos y soluciones personalizadas. Eche un vistazo a nuestras ofertas para obtener más información.

Próximos pasos: