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Reducir la brecha papel-digital
El papel sigue siendo una tecnología clave para casi todas las empresas: se enciende al instante, cuenta con una increíble duración de la batería y puede ser un gran recurso de colaboración. Pero las desventajas son obvias: la información vital puede perderse, dañarse o escribirse incorrectamente en una base de datos. Además, es fácil ignorar los datos valiosos guardados en archivos en papel. Y el almacenamiento físico de documentos requiere grandes costos y mucho espacio.
Tal vez necesite seguir trabajando con formularios en papel y esté buscando una forma eficaz de llevar sus datos a la esfera digital. O tal vez necesite convertir formularios y registros antiguos a un formato digital de la manera más eficiente posible.
En cualquier caso, los escáneres de documentos son su vía de acceso a lo digital y pueden hacer un trabajo rápido con todo ese papel, ahorrándole tiempo y dinero.
Un toque para que su información sea accesible
Cuando trabajas en papel, estás trabajando con información local fuera de línea. Cuanto más rápido pueda hacer que el contenido de los formularios o documentos críticos en papel sea legible, se pueda buscar y esté listo para su análisis, antes se convertirá en un activo para su empresa. Los escáneres Xerox cuentan con el software Visioneer® OneTouch®. Escanea automáticamente a una amplia gama de destinos estándar o personalizados (correo electrónico, impresión, PDF, carpetas de red y destinos en la nube como Google Drive, Google Docs y Xerox® DocuShare®), todo con solo tocar un botón, lo que ahorra muchos pasos en el proceso.
No te pierdas ni una sola palabra
Los sensores de imagen de los escáneres Xerox están diseñados para ofrecer alta velocidad sin comprometer la calidad, pero hay ocasiones en las que los documentos originales pueden estar descoloridos, mal impresos o difíciles de leer. Los escaneos que no proporcionan su información no son buenos para nadie. Afortunadamente, los escáneres Xerox cuentan con la tecnología de mejora de imagen inteligente Acuity de Visioneer, que ofrece automáticamente los escaneos más precisos y detallados a sus destinos. Esto es fundamental para integrar la información escaneada en una aplicación final, lo que ahorra aún más tiempo y pasos que requieren mucha mano de obra.
Aumente la productividad con fiabilidad y velocidad bruta
Cuanto más rápido y preciso funcionen sus escáneres de documentos, más información en papel podrá digitalizar todos los días. Esto significa menos tiempo dedicado a la conversión o archivado de formularios, y más tiempo para otras actividades, pero solo si tiene una tecnología de escaneo confiable, robusta y fácil de operar. Los escáneres departamentales de Xerox son soluciones fiables, de alto rendimiento y alto valor que reducen el tiempo dedicado a la manipulación y el posprocesamiento del papel diario. El ahorro de tiempo de su personal por sí solo ofrece un fuerte retorno de la inversión.
Lleve sus registros históricos a la nube
Piensa en la información almacenada en los archivos de la empresa. Los formularios antiguos, la correspondencia, los archivos de casos y las cuentas pueden convertirse en recursos que se pueden buscar, compartir, analizar y utilizar sin que alguien tenga que buscar en los archivadores. Continuar conservando archivos en papel conduce a costos de espacio de almacenamiento y mano de obra, y riesgo de pérdida. No dejes que el conocimiento del pasado muera en el almacenamiento de papel. Los escáneres de producción de Xerox cambian la economía del escaneo con nuestro escaneo paralelo patentado, una excelente opción para proyectos de transformación digital y conversión de archivos secundarios.
Evite los riesgos legales, de seguridad y de cumplimiento de la privacidad.
Los mandatos gubernamentales y de la industria, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, establecen normas estrictas en torno a la protección de la información de identificación personal (PII). La PII digital es más segura que el papel debido al cifrado y al control de acceso, pero puede ser difícil de auditar a medida que pasa a través de las redes hasta su destino. La interfaz principal de los escáneres Xerox es USB a PC, lo que ofrece una cadena de custodia segura para su software de destino. Y los escáneres Xerox no tienen discos duros vulnerables al uso indebido, lo que añade seguridad y un mejor cumplimiento normativo.
Mejorar la experiencia del cliente y la satisfacción de los empleados
Por supuesto, los escáneres de documentos pueden ayudar a optimizar sus flujos de trabajo y eliminar pasos innecesarios. La tecnología de escaneo, creada específicamente para digitalizar el papel, también mejora la satisfacción y la productividad de sus empleados al ahorrar tiempo y simplificar su trabajo. Pero una de las razones más obvias, y a menudo pasadas por alto, para adoptar los escáneres de documentos es el beneficio para su cliente final. Una incorporación más rápida, tiempos de espera más cortos y acceso instantáneo a la información son razones por las que sus clientes estarán más satisfechos. Una buena experiencia del cliente consolida la retención de clientes y las recomendaciones a sus asociados y amigos.
Próximos pasos:
Construido a partir de una herencia de innovación y con la tecnología original Visioneer OneTouch que ahorra tiempo, Xerox tiene una solución de escaneo que se adapta a las necesidades de cualquier empresa.
