PARTNER INSIGHTS: Verwandeln Sie papierbasierte Dokumente mit Xerox-Scannern und Adlib-Software in konforme, archivfähige, sichere und durchsuchbare Dokumente

Im digitalen Zeitalter stehen stark regulierte Unternehmen unter immensem Druck, papierbasierte Dokumentationen in digitale Formate umzuwandeln, die mit einer wachsenden Anzahl von Geschäftsanforderungen Schritt halten. Compliance, Archivierung, Sicherheit und Durchsuchbarkeit sind zu wichtigen Zielen für solche Unternehmen und Records Management-Experten geworden. Glücklicherweise ermöglicht die Technologie von Xerox Scanner in Verbindung mit der Adlib-Software solche Papier-zu-Digital-Initiativen und bietet Anwendern eine Komplettlösung zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen und zur Steigerung der Produktivität.

Hier erfahren Sie, wie jedes dieser Hauptziele Ihr Unternehmen unterstützen kann:

Dokumententransformation für Compliance

1. Standardisieren Sie Metadaten und Indizierung, um die Organisation und den Abruf von Dokumenten zu verbessern.
2. Implementieren Sie Audit-Trails und Versionskontrolle für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit.
3. Stellen Sie eine genaue Konvertierung in maschinenlesbare Formate sicher, um die Durchsuchbarkeit und die nachgelagerte Verarbeitung zu verbessern.

Archivierbare digitale Dokumente

1. Wählen Sie langfristige Speicherformate wie PDF/A, um die Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten über Jahrzehnte hinweg zu gewährleisten.
2. Bewahren Sie Dokumente digital auf, um eine Verschlechterung zu verhindern und einen einfachen Abruf zu ermöglichen.
3. Reduzieren Sie den Bedarf an physischem Speicherplatz und die damit verbundenen Kosten.

Mehr Sicherheit durch digitale Transformation

1. Implementieren Sie Zugriffskontrollen und Benutzerauthentifizierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
2. Verwenden Sie Datenverschlüsselung und sichere Speicherlösungen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
3. Überwachen und verfolgen Sie den Zugriff auf Dokumente und Änderungen, um eine sichere Umgebung zu gewährleisten.

Durchsuchbarkeit digitaler Aufzeichnungen

1. Wenden Sie Metadaten und Indizierung für eine bessere Organisation an.
2. Nutzen Sie erweiterte Suchfunktionen, um relevante Dokumente und Daten schnell zu finden.
3. Erleichtern Sie die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern.

Adlib Software ist ein weltweit führender Anbieter von Dokumenten-Rendering-Lösungen mit über 20 Jahren im Geschäft und 5.000+ Kunden in 57 Ländern. Die Adlib-Lösung zur Dokumententransformation wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, Dokumenten-Workflows zu skalieren, Markteinführungsaktivitäten zu beschleunigen und die Compliance-Anforderungen für Archivierung und Einreichungen zu verbessern. Die Lösung erkennt und konvertiert automatisch Informationen aus praktisch jedem Dokumenttyp in leicht durchsuchbare, gemeinsam nutzbare Formate.

Empfohlene Xerox-Scanner

Die Adlib-Software in Kombination mit Xerox-Scannern automatisiert den Prozess der Erfassung und Konvertierung verschiedener Dokumente (entweder digital erstellt oder gescannt) in maschinenlesbare, überprüfbare, archivierbare und konforme Aufzeichnungsdokumente.

Weitere Informationen zur Adlib-Software mit Xerox Scanner-Technologie erhalten Sie von Ihrem Xerox Scanner Sales Specialist.