PARTNER INSIGHTS: Digitale Posttechnologie für den modernen Arbeitsplatz mit Xerox Scannern und OMG

Die Poststelle eines Unternehmens kann eine entscheidende Rolle im täglichen Geschäftsbetrieb spielen, wobei die wichtige Kundenkommunikation und der zeitnahe Informationsaustausch im Mittelpunkt stehen. Leider sind die Prozesse in der Poststelle oft manuell, zeitaufwändig und kostspielig und mit einem hohen Arbeits-, Technologie- und Immobilienaufwand verbunden.

Mit dem Digital Mail-Angebot der Onsite Management Group (OMG) in Verbindung mit der Xerox Scanners-Technologie können Kunden unabhängig vom Standort schnell und effizient auf Post und Dokumente zugreifen. Die Digital Mail-Lösung von OMG automatisiert die Verarbeitung eingehender Post mithilfe modernster Dokumentenscans, OCR/ICR-Erfassungstechnologie und direkter Zustellung an Ihren Posteingang. Die Lösung wurde entwickelt, um Zeit und Geld zu sparen, ohne zusätzliche Budgetzuweisungen.

Konsolidierung mehrerer Poststellen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihr Unternehmen verfügt über Poststellen an vier verschiedenen Standorten (die erstklassige Immobilien belegen), wobei drei Poststellenmitarbeiter in jedem Zentrum durchschnittlich fünf Behälter mit Post pro Tag manuell bearbeiten. Manuelle Prozesse haben weder eine „Befehlskette“ (d. h. die Erfassung, wann Post zugestellt, geöffnet und verarbeitet wird) noch eine effektive Lösung für die Zustellung von Post an Remote- und Hybrid-Mitarbeiter.

Die Lösung

Der Ansatz der OMG besteht darin, die Prozesse und Kosten, die mit der Post verbunden sind, in ihrem aktuellen Zustand zu dokumentieren. Wir werden auf Folgendes zugreifen und es untersuchen:

• Zeitstudie für die Verarbeitung physischer Post
• Anzahl der Vollzeitbeschäftigten
• Anzahl der Stopps von E-Mails
• Porto- und Lieferkosten
• Physisches Layout und Quadratmeterzahl
• Kapazität der Postausrüstung und Gesamtbetriebskosten

Von dort aus ist ein echter Vergleich des Ist-Zustands mit einem digitalisierten und automatisierten Zukunftszustand möglich, wodurch das gesamte Kosteneinsparungspotenzial erfasst wird. OMG bietet eine Lösung mit einem Pro-Scan-Preismodell, das Software-as-a-Service (SaaS) UbiMAIL-Software für die intelligente Erfassung, UbiDOCS powered by Xerox® DocuShare® für das Dokumenten-Repository, Xerox® Scanner-Hardware und einen UbiDOCS-Spezialisten für die Vorbereitung, das Scannen und die Verarbeitung umfasst.

Video: Digitale Post in Aktion

Empfohlene Xerox-Scanner

Das Ergebnis

Zu den erwarteten Einsparungen nach der Implementierung gehören:

• Vier Poststellenzentren auf eines reduziert
• 12 Postsachbearbeiterstellen auf zwei UbiDOCS-Spezialisten reduziert
• Vier Portogeräte auf eines reduziert
• Benötigte Bürofläche von 10.000 m² reduziert ft. bis 2.500 m² Ft.
• 1,5 Tonnen Junk-Mail pro Monat werden aus dem System eliminiert
• Verbesserung des Cashflows durch Scannen am Eingangspunkt anstelle von Sortieren und Scannen in der Abteilung
• Versandkosten um 75% gesenkt
• Möglichkeit, digitalisierte Post an Remote- und Hybrid-Mitarbeiter zuzustellen
• Die Post zwischen den Niederlassungen wird durch die Chain-of-Custody erheblich verbessert und die Bearbeitungszeit verkürzt
• Gesamtbudget für den Poststellenbetrieb um 20 % reduziert

Weitere Informationen zu OMG-Lösungen mit Xerox-Scannern erhalten Sie von Ihrem Xerox Scanners-Vertriebsspezialisten.