Regierungen werden digital, aber Papier gibt es immer noch

Treibende Kräfte für Digital Government

Praktisch jeden Monat wird ein anderes Land oder eine andere Kommunalverwaltung papierlos. Untersuchungen auf der ganzen Welt zeigen, warum die Regierungen der Welt digitale Praktiken einführen.

Digitale Erwartungen. Das Aufkommen des Social Web hat die Erwartungen der Bürger an die Art und Weise, wie sie kommunizieren, sich vernetzen und arbeiten, völlig verändert. Die Menschen wollen von ihren Smartphones aus 24/7 Zugriff auf alle Informationen, die sie benötigen, einschließlich behördlicher Aufzeichnungen.
Effizienz. Papierbasierte Prozesse sind notorisch langsam. Die Digitalisierung und Rationalisierung dieser Prozesse trägt dazu bei, Schritte und Fehler zu reduzieren, was den Behörden letztendlich Zeit und Geld spart.
Ökologische Erfordernisse. Regierungen verbrauchen viele Ressourcen für den Umgang mit Papier. Ungenutzte gedruckte Behördenformulare können eine Menge Abfall erzeugen. Die Digitalisierung bietet Regierungen einen Weg, um umweltbewusst zu werden.

Sicherheit und Datenschutz. Papierdokumente können verlegt werden, verloren gehen oder vernichtet werden. Sensible Daten können in digitalen Systemen durch Sicherheitsvorkehrungen wie Passwörter, Zugriffsbeschränkungen, Datenverschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung leichter geschützt werden.

Offene, wiederverwendbare Daten. Digitale Behördendaten können in mehrere Systeme und Datenbanken einspeisen, auf die die Öffentlichkeit zugreifen möchte, z. B. Karten, Wetter, Immobilienaufzeichnungen, medizinische Forschung und mehr.
Besserer Bürgerservice. Durch die Digitalisierung von Regierungsunterlagen werden diese leichter zugänglich, was zu einem schnelleren Service, mehr Transparenz und zufriedeneren Wählern führt.
Regulatorische Mandate. Wenn Regierungen die oben genannten Punkte berücksichtigen, sehen sie die Zeichen an der digitalen Wand. Sie wissen, dass eine papierlose Verwaltung der richtige Weg ist. Oft ist die Erteilung von Mandaten der einzige Weg, um dorthin zu gelangen. Sie hat Maßnahmen ergriffen, wie z. B. die Richtlinie des US-Präsidenten zur Verwaltung von Regierungsunterlagen und Dänemarks Digital-First-Mandat für Interaktionen zwischen Behörden und Bürgern, um endlich Fortschritte zu erzielen und die papierlosen Regierungsziele zu erreichen.

Hauptgründe, warum das Papier immer noch existiert

Behörden wollen digital werden, aber Papier versperrt ihnen den Weg. Warum steht Papier in diesem digitalen Tech-Zeitalter immer noch im Weg? Hier sind sechs wichtige Gründe, warum Papier im öffentlichen Sektor immer noch so weit verbreitet ist.

1 . Nicht alles ist digital geboren, vor allem nicht in der Vergangenheit. Persönliche digitale Medien gibt es erst in der jüngeren Geschichte – erst in den letzten 30 bis 40 Jahren. Vor Tausenden von Jahren befanden sich Informationen in Papier, sonst sind sie verschwunden. Ja, die Dinge passieren in digitaler Form schneller, aber Regierungen können nicht über Nacht papierlos werden.
2 . Inhärente Bequemlichkeit des Papiers. Die meisten Menschen fühlen sich mit Papier sehr wohl. Sie können seine Einfachheit und Portabilität nicht leugnen, wenn es darum geht, die Krankengeschichte eines Patienten zu erfassen oder eine Unterschrift zu erhalten. Und Papier ist die Methode der Wahl für die Ad-hoc-Zusammenarbeit.

3 . Einschränkungen wie längere Beschaffungszyklen und Ausgabenbeschränkungen (im Vergleich zu kommerziellen Sektoren) hindern Regierungsbehörden oft daran, Spitzentechnologie einzuführen.
4 . Nicht jeder hat einen digitalen Zugang. Weniger als 10 % der Weltbevölkerung verfügen über gemeinsame soziale, mobile, Internet-, Wi-Fi- und digitale Funktionen. Daher ist Digital noch kein gemeinsamer Nenner.

5 . Voreingestellte Standards für Datenschutz, Sicherheit, Bildtreue und Informationssicherung verbreiten sich weiterhin in Papierdokumenten in Regierungsbehörden. Ohne hochauflösende Bilderfassung können digitalisierte Dokumente beispielsweise verschwommen oder unlesbar sein, was sie unbrauchbar macht. In diesem Fall ist Papier sicherer.
6 . Fehlende Systeme oder Datenaustauschmöglichkeiten zwischen Bereichen des öffentlichen Sektors. Wenn Interpol und eine örtliche Polizeibehörde beispielsweise nicht über gemeinsame Backend-Systeme verfügen, um digitale Informationen sicher auszutauschen, müssen sie stattdessen Papierakten übertragen.

Konstruktive Schritte zur Digitalisierung von Papier

Die Regierungen werden papierlos, aber Papier wird es noch eine Weile geben. Das ist die Realität. Befolgen Sie diese Schritte, um digital zu werden, während Sie sich mit all dem Papier befassen.

Erstellen Sie Papier-zu-Digital-On-Ramps.
Entwerfen Sie Systeme und Arbeitsabläufe, die sowohl Papier als auch digital berücksichtigen. Wenn Sie für beide Formate planen, ist es einfacher, flexibel zwischen den beiden Formaten zu wechseln, was eine größere Akzeptanz ermöglicht.

Verwenden Sie Hardware, die für Papier in der realen Welt entwickelt wurde.
Echte Dokumente sind ungerade groß, selten perfekt und oft doppelseitig oder mehrseitig mit Notizen an den Rändern. Bei der Konvertierung physischer Dokumente in digitale Dokumente benötigen Sie eine leistungsstarke Technologie, die zuverlässig mit jeder Form und Größe umgehen kann.

Priorisieren Sie die Auswirkungen auf die Bürger.
Die Chancen stehen gut, dass die Prozesse, die die Bürger am meisten betreffen, diejenigen sind, die den größten ROI aus der Digitalisierung erzielen werden. Wenn Sie die digitale Erfassung in den Mittelpunkt der Bürgerinteraktion stellen, bieten Sie einen schnelleren Kundenservice und einen einfacheren Zugriff auf Daten.

Machen Sie Daten lesbar, durchsuchbar und nützlich.
Es reicht nicht aus, einfach nur Papier zu scannen. Sie benötigen die richtige Erfassungssoftware mit Tools für Geschwindigkeit, Organisation und Bildschärfe. Mit kristallklaren Scans können Sie durch optische Zeichenerkennung (OCR), durchsuchbare digitale Dateien, benutzerdefinierte Workflows und automatisiertes Routing eine Bedeutung aus Inhalten ableiten.

Machen Sie Ernst mit der Konvertierung historischer Dokumente.
Die Backfile-Konvertierung mag wie eine mühsame Aufgabe erscheinen, aber Sie müssen sie nur einmal durchführen. Es wird den Zugang zu historischen Informationen für Regierungsangestellte und die Öffentlichkeit gleichermaßen enorm verbessern. Die richtige Technologie – wie z. B. ein integrierter automatischer Vorlageneinzug (ADF) für schnelles, unbeaufsichtigtes Scannen – macht die Konvertierung von Backfiles schnell und problemlos.

Wie wir helfen können

Wenn Sie bereit sind, die Gelegenheit zu nutzen, Ihre Behörden zu digitalisieren, erledigen Xerox-Scanner das gesamte Papier. Unsere Desktop-, Abteilungs- und Produktionsscanner sind für den öffentlichen Sektor konzipiert. Wir bieten eine einfache Bedienung dank der OneTouch-Software® von Visioneer und TWAIN DriverPLUS mit Acuity für präzise Scans und kundenspezifische Lösungen. Sehen Sie, wie unsere Kunden unsere Technologie nutzen, und werfen Sie einen Blick auf unsere Angebote.

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