Das Technologie-Paradoxon für das Recht
Die Technologie hat die Art und Weise, wie Anwälte Recht ausüben, verändert. Dazu gehören die Arbeit aus der Ferne, die digitale Zustellung von Dokumenten, die Online-Suche nach Statuten und die Verwendung von E-Discovery-Tools. Dennoch haben viele Juristen immer noch Prozesse, Papiere und Ideologien, die älter sind als das digitale Zeitalter.
Da der Umgang mit personenbezogenen Daten von Kunden sensibel ist, brauchen IT-Teams Zeit, um zu überprüfen, ob eine neue Technologie sicher ist und Verschlüsselung unterstützt. Infolgedessen können Unternehmen bei Software- und Serverplattformen zwei bis drei Versionen hinterherhinken. Was nach außen hin als Widerstand gegen Veränderungen erscheinen mag, ist nur eine sorgfältige Überlegung und durchdachte Due Diligence seitens der Rechts- und IT-Teams.
Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie die Rechtswelt Veränderungen annimmt – und wie nicht.
Das Paradoxon der „handgekritzelten Bearbeitungen“
Anwälte übernehmen immer mehr ihrer eigenen administrativen Aufgaben, einschließlich der Verwaltung von E-Mails, der Planung von Besprechungen und der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Obwohl Anwälte Dokumente digital erstellen, ziehen es viele immer noch vor, Papierkopien auszudrucken, um sie zu lesen und zu markieren. Sie schreiben gerne Notizen an den Rand – vor allem, wenn sie ad hoc mit anderen zusammenarbeiten. Papier ist von Natur aus bequem und tragbar; Er ist immer eingeschaltet und verfügt über eine erstaunliche Akkulaufzeit.
Das „Höflichkeitsexemplar für Chambers“-Paradoxon
Anwälte können Dokumente zustellen und Fälle digital einreichen. Dennoch verlangen viele Gerichte immer noch eine „Höflichkeitskopie für Kammern“, d. h. eine Papierkopie, um Richtern und Gerichtsschreibern bei der Vorbereitung auf einen Fall zu helfen. Einige Regierungsbehörden verlangen Papierkopien zusammen mit digitalen Einreichungen. Es gibt auch einige anhaltende Anforderungen für Originalunterschriften mit „nasser Tinte“ und notarielle Beglaubigung auf Papier. Das ist ein wichtiger Grund, warum Papier immer noch sehr präsent im Alltag ist.
Das „Papieraufzeichnungen“-Paradoxon
Heutzutage findet alles online statt – es gibt keine Notwendigkeit für fest gebundene Statuten. Es gibt auch keinen Bedarf an „Briefing-Taschen“ – den Rollbeuteln voller Papier, die man früher in Gerichtsdramen gesehen hat. Die meisten Anwälte tauschen Informationen digital aus. Dennoch haben Anwaltskanzleien immer noch Aktenschränke voller Mandanten- und Mandatsakten. Unabhängig davon, ob sie noch nicht dazu gekommen sind, historische Daten zu digitalisieren – oder ob sie sich einfach wohler fühlen, wenn sie ein Papier-Backup haben – die Papierstapel der Anwälte sind nicht vollständig verschwunden.
Überbrückung der Kluft zwischen Papier und Digitalisierung
Die Technologie bringt einen rasanten Wandel mit sich, aber Papier spielt immer noch eine Schlüsselrolle. Unabhängig davon, ob Ihr ultimatives Ziel eine papierlose – oder weniger papierlose – Praxis ist oder ob Sie einfach effizienter arbeiten möchten, hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können.
Planen Sie unordentliches Papier ein
Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Papier wird Teil Ihres Arbeitsablaufs sein. Echtes Papier ist ungerade groß, selten perfekt und oft zweiseitig mit handschriftlichen Notizen an den Rändern. Stellen Sie sicher, dass Sie über die beste verfügbare Scantechnologie verfügen, um jede Form und Größe von Papier zu verarbeiten, die Sie darauf werfen.
Schaue nach:
- Flexible Papierhandhabung, Scanqualität und -geschwindigkeit
- Software, die sich leicht in IT-Systeme integrieren lässt
- USB-Anschluss (und keine Festplatte) für eine sichere Kontrollkette
Rüsten Sie Ihre Anwälte aus
Anstatt Anwälte dazu zu bringen, ihren Schreibtisch zu verlassen, um Dokumente zu scannen, sollten Sie sie mit tragbaren Desktop-Scannern ausstatten. Die neuesten tragbaren Dokumentenscanner bieten große Funktionen auf kleinem Raum und ergänzen die gemeinsam genutzten Flur-Multifunktionsdrucker (MFPs).
Sie sind ideal für:
- Schnelles Scannen von Testamenten, eingehenden Kundendokumenten oder Unterschriftsseiten
- Dokumente per Knopfdruck automatisch an das richtige Ziel weiterleiten
Auseinandersetzung mit der Vergangenheit
Ja, Sie benötigen Kundenunterlagen. Aber ist es notwendig, von jeder Transaktion und Kommunikation eine Papierkopie aufzubewahren? Wenn Sie sich mit historischen Dateien befassen, überlegen Sie, ob Sie sie wegwerfen, scannen oder extern speichern möchten. Für die Datensätze, die Sie digitalisieren, kann ein Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner die Backfile-Konvertierung schnell erledigen.
Suchen Sie nach diesen Funktionen:
- Beim parallelen Scannen werden bis zu 10 Scanner an einen Host-PC angeschlossen und gleichzeitig ausgeführt
- Intelligente Software „sieht“ Daten in Scans und leitet sie an IT-Anwendungssysteme weiter
Wie wir helfen können
Wenn Sie bereit sind, das Paradoxon der Rechtstechnologie in Angriff zu nehmen, können Xerox-Scanner all das Papier mit Leichtigkeit verarbeiten. Unsere Desktop-, Abteilungs- und Produktionsscanner sind für papierintensive Anwaltskanzleien und Gerichtssysteme konzipiert. Wir bieten eine einfache Bedienung dank der OneTouch-Software® von Visioneer und TWAIN DriverPlus mit Acuity für präzise Scans und kundenspezifische Lösungen. Werfen Sie einen Blick auf unsere Angebote, um mehr zu erfahren.
Nächste Schritte:
